Introducción

La comprensión de los sistemas administrativos parte del conocimiento preliminar sobre estructuras, formas y aplicabilidad de las secciones que existen. Es así como esta unidad temática pretende ilustrar mediante ejemplos teóricos y prácticos cómo funcionan los sistemas administrativos desde la perspectiva de su funcionalidad y requerimientos.

Objetivos

Objetivo general

Proporcionar elementos y técnicas básicas de diseño de oficinas para permitir su manejo e integración en el layout de la organización.

Objetivos específicos

  • Establecer las características de las diferentes áreas del sistema de apoyo administrativo para comprender la importancia de su diseño y estructura física en entorno del flujo de documentos.
  • Aplicar conceptos de ventilación, iluminación natural y condiciones sanitarias entre otras, al diseño de layout de sistemas productivos para obtener diseños organizacionales completos.

Análisis funcional de las oficinas

Garantizar la eficiencia en el funcionamiento de los espacios y del personal que en labora parte del análisis funcional de las oficinas, que involucra los siguientes aspectos:

El arreglo del mobiliario y equipo, debe soportarse con un análisis de flujo del trabajo involucrado en la realización de las funciones.

Tipos de oficina

Los tipos de oficina a considerar son:

  • Oficina celular (Privada): es una colección de habitaciones en las cuales los empleados trabajan ensimismados o en pequeños grupos (comprende divisiones, puertas y ventanas). Pueden ser utilizadas por una persona, pero pueden ser compartidas; por lo general están distribuidas a lo largo de un muro de ventanas con un corredor de acceso para todo el edificio.1
  • Oficina plana abierta (Panorámica): Consta de una gran área donde muchos empleados trabajan juntos, las actividades son agrupadas para reducir los tiempos que son desperdiciados
  • Despachos privados: en estos se disfruta de cierto confort, pero el trabajador queda aislado de todo el equipo. Las áreas de oficinas, en especial las de tipo abierto, deben contar con espacios aislados,por razones de nivel jerárquico, trabajo confidencial y necesidad de concentración

1 Tomado de: Encarnación, R., William, R., Vásquez, F. y Pouerie, M. (2008). San Pedro de Macorís. República Dominicana. Recuperado de: https://goo.gl/jypNUg

Principios generales para el diseño de oficinas

Existen diferentes momentos en los que se realiza el estudio de la distribución del espacio, y dependiendo de estos se determina la intensidad del estudio y el diseño de las oficinas. En todos los casos es necesario mantener algunos principios y parámetros de distribución.

Para seleccionar el mejor diseño para las oficinas se requiere tener en cuenta los principios que conducirán a tomar las decisiones correctas y comprender la relación de ubicación entre despachos generales y privados.

Distribución de los equipos de oficina

Para determinar la ubicación general de las varias unidades del total del espacio utilizable, se usan los estudios del flujo de funciones. Estos esfuerzos muestran quién trabaja con quien y a dónde va cada uno. El flujo puede ser por papeles o por personas. Se trata de minimizar esto último, pero ambos deben ser utilizados. El procedimiento es:

  1. Trazar un diagrama de bloques en el cual se muestran las mediciones para cada flujo.
  2. Ajustar para encontrar el mejor arreglo entre las unidades y que contribuyan a la efectividad del total medidas por costo o tiempo para los diversos flujos de trabajo y esfuerzos de comunicación.
  3. Revisión de los datos de entrada del computador principal con el costo total del flujo de trabajo para un patrón dado.
  4. Calcular la variación en el costo de cambios entre las unidades.
  5. Organizar el trabajo con una planeación adecuada.
  6. Obtener un dibujo.
  7. Determinar la ubicación.
  8. Formular respuestas tentativas respecto al uso del salón de recepción, de conferencias y oficinas privadas.
  9. Estudiar los datos de los análisis.

Material
de apoyo

Áreas típicas de los puestos de trabajo de oficina

La superficie está influenciada por factores tales como la naturaleza del trabajo, la superficie disponible, la extensión de las áreas de servicio, la necesidad de aislamiento, el número y el tipo del equipo y de las máquinas, la exposición y las obstrucciones dentro del mismo espacio total. El espacio del personal ejecutivo es relativo a los requerimientos de salas de reuniones dentro de la oficina, así como de archivos o bibliotecas. La estación de trabajo debe tener:

  • Un sistema de gestión para el cableado.
  • Materiales cercanos a la mano.
  • Espacio libre de obstáculos.
  • Facilidad de acceso al teléfono.
  • Disponibilidad de cajones para almacenamiento.

Revise la interactividad para conocer las especificaciones y características de los elementos a incluir en el diseño de las áreas típicas de los puestos de trabajo de oficina.

Resumen

Para el determinar el espacio requerido para el montaje de una planta industrial, se requiere tener en cuenta las oficinas necesarias, de tal manera que el trabajo administrativo se realice de manera eficiente, y para realizar el diseño de estas, se deben considerar factores como la organización, los equipos, las máquinas y los equipos, y el canal.

Las áreas de una oficina son semejantes para muchas divisiones, sin embargo es necesario tener en cuenta características especiales de trabajos; de lo contrario se podría dificultar el desarrollo de algunas labores. Las oficinas según su diseño están clasificadas en celular, plana abierta y despachos privados.

Actividad de aprendizaje

Actividad de Aprendizaje

En la siguiente Actividad es necesario relacionar los elementos y conceptos generales del diseño de áreas de oficina con la descripción correspondiente.

Bibliografía ()

  • Adam, E. y Ebert, R. (1991). Administración de la producción y las operaciones: conceptos, modelos y funcionamiento. Ed. Pearson Educación.
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Referencias Web