La complejidad y la variedad de transacciones comerciales que se realizan en una empresa, cumpliendo con el objeto social, requieren de una serie de registros que deben realizarse dentro del marco de legalidad existente y de acuerdo a las normas que imperan en cada país.

En los decretos 2649 y 2650 se han establecido los parámetros bajo los cuales se rige la contabilidad en Colombia. Estas medidas conforman lo que se denomina variables macroeconómicas dentro de las cuales se encuentran la producción y el ingreso. Las actividades c0onsideradas micro, tales como las compras, los inventarios, las ventas, las obligaciones, etc. deben ser registradas siguiendo los principios contables para que sirvan de fuente fidedigna ante terceros.

Para el registro contable se utilizan los comprobantes de contabilidad, las cuentas, los libros de contabilidad y los estados financieros.

Objetivo general

Establecer un sistema de información contable que permita el control apropiado de los recursos dando herramientas suficientes para que los directivos, propietarios y personas implicadas puedan tomar las decisiones que le conduzcan al registro de las transacciones y obtener los estados financieros resultantes.

Objetivos específicos

• Entregar datos confiables que permitan preparar los registros en los soportes y documentos establecidos siguiendo la normatividad existente en el sistema contable.

• Facilitar información confiable que permita tomar decisiones basados en los resultados que se obtengan al final del ciclo contable.

• Proporcionar información fácil de entender para emplear los formatos necesarios.

• Ayudar a realizar un seguimiento a los ingresos y gastos de la empresa.

• Efectuar el cálculo de los costos de producción para fijar un precio de venta razonable.

• Ayudar a mejorar el flujo de trabajo de la empresa mediante la información financiera que se obtenga.

• Hacer seguimiento a las obligaciones financieras ayudando a cumplir con las obligaciones relacionadas con el Estado.

• Facilitar la información para efectuar los registros en las cuentas y consolidar los saldos en estados financieros según la normatividad existente.

Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, ya sea manualmente o en medios magnéticos, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros, hasta la preparación y análisis de estados financieros.

A partir de una o varias entradas de información da lugar a una o varias salidas también de información pero con un valor añadido útil para la toma de decisiones.

Es importante recordar que Activo es todo lo que la empresa posee y Pasivo lo que debe y Patrimonio lo que los socios aportan a la empresa incluyendo las utilidades que se obtengan al terminar el ciclo contable.

Los soportes contables o registros contables son los documentos que sirven para el registro de las transacciones que se deben asentar en los libros de contabilidad, por lo que debe tenerse especial cuidado en su elaboración. Los errores u omisiones en los registros darán lugar a sanciones por parte de las autoridades mercantiles y de igual manera pueden usarse en contra del comerciante en litigios de tipo civil y hasta penal.

Toda transacción debe quedar registrada por escrito, ya que se utilizará como prueba legal y contable por las obligaciones ante terceros. Estas transacciones afectan los estados financieros de la empresa, bien sea dentro del balance general, estado de resultados, etc. Los registros se hacen en los comprobantes de contabilidad (de egresos, de ingresos, de contabilidad), para luego trasladar la información a los libros contables (diario, mayor y balances, inventarios). Con estos registros se preparan los estados financieros que servirán de base para tomar las decisiones a que hubiere lugar.

Balance general

Corresponde a la situación actual de la empresa. Está conformado por las cuentas reales y comprende los activos, los pasivos y el patrimonio.

Estado de resultados

También se le conoce con el nombre de estado de pérdidas y ganancias (estado de P y G) Presenta el resultado al terminar un ciclo contable, el cual determina la utilidad o pérdida del ejercicio. Está conformado por los ingresos, los egresos (costos y gastos), los impuestos a pagar y la utilidad final del ejercicio.

Material de apoyo

Una empresa es una entidad económica de carácter pública o privada, que está integrada por recursos humanos, financieros, materiales y técnico-administrativos, se dedica a la producción de bienes y/o servicios para satisfacción de necesidades humanas, y puede buscar o no lucro.

Las empresas se pueden clasificar de acuerdo a la forma en que se han constituído en anónimas, comanditarias, de responsabilidad limitada, colectivas o sociedades por acción simplificada (SAS).

El inventario de mercancías constituye uno de los activos que demanda mayor inversión y de su venta se derivan los ingresos y las utilidades operacionales. Se presenta como un activo corriente en el balance general, dada la convención en efectivo en forma rápida; adicionalmente es un elemento importante en el estado de resultados, para la determinación del costo de venta.

El registro contable del inventario se basa en su costo de adquisición más todas las erogaciones necesarias para ponerlo en condiciones de venta. La determinación del costo tiene como finalidad conocer la utilidad. Esta cuenta registra el valor de los bienes corporales adquiridos por el ente económico destinados para la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se encuentran en proceso de producción o que se utilizan en la producción de otros que se van a vender, ya sean fabricados o no por la empresa.

Según la actividad económica desarrollada por el ente económico, los inventarios se dividen en:

• Inventario de mercancías.
• Producto en proceso.
• Materias primas.
• Productos terminados.
• Cultivos en desarrollo, entre otros.

Lo invitamos a revisar algunos de los ejemplos de inventario.

Material de apoyo

Mediante el registro de las transacciones tanto en los documentos como en los libros de contabilidad se facilita el proceso de preparación de los estados financieros, de tal forma que la toma de decisiones se hace relativamente fácil y con profesionalismo. El contador, el directivo o propietario y las personas que están involucradas en el proceso contable pueden acceder fácilmente a esta información, de tal forma que la interacción y la responsabilidad de cada uno ayudará a que se puedan consolidar los resultados.

La contabilidad se puede diligenciar con registros manuales o haciendo uso de un software, el cual será elegido por los propietarios, dependiendo del tipo de sociedad, actividad a la cual se dedique y especialmente a la necesidad de empleo.

Material de apoyo