La gerencia es la manera como se dirige una organización para obtener el mejor resultado de ella, utilizando recursos materiales, físicos y humanos, de tal modo que haya fluidez y se cumplan los objetivos trazados por la empresa, logrando un trabajo efectivo, que le dará una buena productividad, generando con ello una utilidad.

Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma más tradicional de trabajar con base en procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez.

La gerencia de proyectos consiste en ejecutar la misión de la organización, manejar y orientar todos los recursos para así lograr los objetivos propuestos. La buena acción gerencial brinda a una empresa: organización, direccionamiento, tranquilidad, estabilidad, incremento en la producción cualquiera que sea, satisfacción y garantiza al personal una buena armonía de convivencia, de trabajo y cumplimiento.

Para gerenciar es necesario poseer grandes habilidades y conocimientos, necesarios para la ejecución de las metas propuestas por la organización; puede ser también obtenida por la experiencia personal. Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar uno requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos.

Objetivo general

Identificar y expresar los principios y conceptos en los que se fundamenta la gerencia de proyectos y su aplicación a la formulación de un proyecto.

Objetivos específicos

• Conocer el significado de la gerencia y sus características para aplicarlos en el desarrollo de proyectos.
• Identificar los planes, programas y proyectos que facilitan el cumplimiento de los objetivos a los gerentes.
• Entender la importancia del papel del ingeniero civil y su responsabilidad en el desempeño como gerente de proyectos.
• Conocer los factores de éxito y su importancia en el desempeño adecuado de la gerencia de proyectos.
• Identificar los objetivos de la gerencia de proyectos para su aplicación en el desarrollo de las metas de las empresas.
• Identificar habilidades de liderazgo y emprendimiento, entre otras, que debe desarrollar el gerente de proyectos, para tener un desempeño exitoso en la gerencia de proyectos.
• Comprender la importancia de elementos claves en el desarrollo de un proyecto como son el tiempo, el costo y la calidad.
• Identificar las fases por las cuales pasa todo proyecto a través de la gerencia de un proyecto: planeación, organización, dirección y control.
• Estudiar las etapas que conforman el ciclo de desarrollo del proyecto: prefactibilidad, factibilidad, formulación, evaluación, ejecución, seguimiento.
• Entender la importancia de la planeación estratégica para el cumplimiento de los objetivos planteados en un proyecto.

La gerencia puede entenderse básicamente como una de las partes o secciones de una empresa, institución u organización; o como la actividad de gerenciar y llevar adelante el trabajo de organización y planificación.

La palabra gerencia está estrechamente vinculada con el espacio laboral y empresarial ya que se relaciona específicamente con la posesión de actitudes y capacidades que tienen como fin la obtención de resultados apropiados para el funcionamiento de una institución u organización.

Para estudiar el concepto de gerencia se deben distinguir dos conceptos fundamentales para su entendimiento:

• Organización
• Administración

La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La habilidad técnica es importante para cumplir con un trabajo asignado.
 La administración es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos.

Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir que el administrador y el propietario no son necesariamente la misma persona.

En la etapa de planificación las empresas involucran planes, programas y proyectos, basados en sus objetivos y metas. Estos concretan las ideas y objetivos más generales de los proyectos, en un lugar y el tiempo determinados, a partir de unos recursos concretos. A continuación se define cada uno de los términos enunciados:

• Planes

  Definen las ideas que van a orientar y condicionar el resto de niveles de la planificación. Determina prioridades y criterios, cobertura de equipamientos y disposición de recursos, su previsión presupuestaria y horizonte temporal. Es el nivel estratégico, con metas genéricas que dan sentido al resto de los niveles, de forma que no se hagan actuaciones aisladas sino que todas tengan coherencia, una finalidad.

• Programas

  Es la priorización de estrategias, objetivos, acciones, metas y metodologías, para abocar la intervención sobre un área específica, con unos sujetos específicos en un tiempo más reducido. Ordena los recursos disponibles en torno a las acciones y objetivos que mejor contribuyan a la consecución de las estrategias marcadas. Señala prioridades de intervención en ese momento.

• Proyectos

  Como parte de un plan o programa, es una herramienta que organiza la acción concreta en torno a problemas u oportunidades concretas, según objetivos, actividades, metodologías y metas. Un programa puede organizarse en varios proyectos. Se define como el número de actividades coordinadas que tienen un principio y un fin para alcanzar un objetivo especifico o prestar un servicio. Todo plan y todo programa son proyecto, en tanto ordenamiento de ideas y acciones, en función de objetivos determinados para actuar sobre una situación dada.

  El proyecto se refiere a una intervención concreta, individualizada, para hacer realidad algunas de las acciones contempladas en el nivel táctico. Define resultados previstos y procesos para conseguirlos, así como el uso concreto de los recursos disponibles. Este es el nivel operativo del proceso de planificación, por lo que no debe ser algo teórico, sino una actividad práctica y útil de cara a la intervención.

El project management se centra en cómo planificar, organizar y controlar proyectos complejos, mostrando las herramientas necesarias para minimizar riesgos y crear nuevas oportunidades de negocio, haciendo énfasis en las habilidades y competencias que debe tener un buen director de proyectos.

Es la disciplina que organiza y administra los recursos, de tal forma que un proyecto sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y costo planteados al inicio. Implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, personas, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos predefinidos.

Haciendo clic aquí se podrá consultar un resumen de la historia de la gerencia de proyectos.

El éxito de un proyecto consiste en tener este a tiempo, planear inicialmente un costo y cumplir unas expectativas que incluyan tanto las del proveedor como las del cliente, y de esta manera satisfacer sus necesidades por medio del alcance, la funcionalidad y el servicio del proyecto. Finalmente el proveedor, al realizar correctamente su trabajo, obtiene la remuneración económica esperada, recomendaciones laborales, aprendizaje, prestigio y más oportunidades de desarrollar proyectos a futuro.

Los fundamentos de la planeación son los objetivos, con los cuales se busca alcanzar las metas propuestas por la administración de la empresa. En las organizaciones se tienen objetivos múltiples de acuerdo al número de departamentos que se tengan internamente, al tipo de contratos que se manejen, a los trabajadores, las estrategias y los planes que se estén desarrollando, entre otros. Los Gerentes de Proyectos deben ser buenos administradores para lograr estas metas y estos objetivos con éxito y con eficiencia, es decir, con la metodología adecuada para desarrollar los objetivos trazados, cumpliendolos con éxito en el momento adecuado.

Existen 4 factores que antes de iniciar un proyecto, darán un nivel de certeza acerca del éxito que tendrá el mismo:

• Negociación
• Tecnología
• Metodología
• Recursos

Los objetivos genéricos de la gerencia de proyectos son independientes de la industria y sin importar la experiencia, deberían ser considerados en los proyectos. Los requerimientos cambiarán durante el ciclo de vida del proyecto y el cronograma original.

Para garantizar el éxito, el gerente de proyecto deberá gestionar el alcance con precaución: implementar un proceso de control de cambios adecuado para incluir propiamente la totalidad de nuevos requerimientos y cambios, mantener siempre actualizado su plan de proyecto/trabajo, evaluar el progreso del proyecto (planeado vs. real), identificar las desviaciones del plan y corregir el rumbo del proyecto lo más pronto posible.

Para conocer otros objetivos de la Gerencia de proyectos, haga clic en este enlace.

Gerenciar es renovar, transformar, cambiar, mejorar, innovar soluciones empresariales: en tanto que administrar es manejar las que ya tenemos. Por las condiciones actuales del quehacer empresarial, la necesidad es más de índole gerencial que administrativa. Un gerente debe contar con características propias para promover el buen desarrollo de las actividades entre los trabajadores.

A continuación se explican dos habilidades primordiales que debe tener un gerente de proyecto:

• Liderazgo: el liderazgo es la habilidad para lograr lo que se desea a través de otras personas. Líder se define como una persona capaz, que sabe lo que quiere, consiente de sus habilidades y debilidades, cuenta con la facilidad del trabajo en grupo, posee una personalidad definida y junto con su integridad gana respeto, brilla por su humildad y sinceridad.
  
  Algunas de las cualidades que deben tener los líderes son:
• Competencias del líder
• Características del líder
• Límites del liderazgo
• Ejes del liderazgo
• Tipos de liderazgo
• Espíritu emprendedor: el gerente emprendedor es capaz de reconocer una oportunidad de negocios sin perder de vista su efecto sobre el flujo de caja en el tiempo. Analiza cuidadosamente cuál es la probabilidad de éxito y asegura que la recompensa esperada sea mucho mayor que los recursos requeridos.
  
  No tiene temor a la toma de decisiones, por el contrario, admite que, como decía Michael Eisner, ex-CEO de Disney, el trabajo de todo gerente es equivocarse la mayor cantidad de veces posible, lo más rápido posible. Cualquier otro resultado puede indicar que está simplemente evadiendo el tomar ninguna decisión.
  
  Una característica importante del gerente emprendedor es el medio que utiliza para aprovechar la oportunidad detectada (este no es otro que una empresa), a través de la cual el gerente controlará los recursos necesarios o en su defecto propiciará acuerdos que faciliten la participación de los dueños de los recursos faltantes.¹

Material de apoyo

El gerente de proyectos, se encuentra en la disyuntiva de dar o no, el peso correcto a cada una de las variables que afectan el desarrollo de un proyecto particular. Busca un equilibrio perfecto de sus componentes: calidad, costo y tiempo.

Con estos elementos se puede recibir un producto de la calidad esperada o no, recibir un producto mas barato o mas caro, pero definitivamente no sirve el producto, si no se recibe a tiempo.

Para asegurar un proyecto de alta calidad y libre de errores, se debe contar con un proceso de pruebas efectivo.

Las tres dimensiones de calidad para lograr procesos de pruebas efectivo son:

• Confiabilidad: la aplicación opera sin causar errores inesperados en tiempo de ejecución y maneja los recursos de manera adecuada.
• Funcionabilidad: la aplicación cumple con los requerimientos del negocio.
• Desempeño: el comportamiento y los tiempos de respuesta del sistema con la cantidad de usuarios que se estiman son aceptables.

Las fases del proceso gerencial de un proyecto tienen como objetivo principal regular la evolución de la empresa u organización. El éxito y desarrollo de la misma depende de su correcta aplicación, obteneniendo ventajas competitivas y permitiendo el crecimiento financiero y organizacional para alcanzar objetivos y posicionamiento en el mercado. Las fases son explicadas así:

• La planeación: "se encarga de estudiar cuál va a ser la acción de la empresa en los próximos años. En este proceso se definen las metas de la empresa, se establece una estrategia alcanzable y se desarrollan jerarquías que permiten integrar y coordinar las actividades. Principalmente se conduce a mejorar la productividad, la calidad y los estados financieros."¹

• La organización: en todas las empresas, pequeñas o grandes, se debe precisar un orden en la realización de cualquier actividad. Todos los trabajadores deben actuar bajo jerarquías, conectados entre sí y al tanto de lo que sucede interna y externamente. Para lo que se requiere de una buena organización (proceso de crear la estructura de una empresa), integración y estructuración de los recursos y los órganos involucrados en la administración, estableciendo relaciones entre ellos y asignando las atribuciones que a cada uno corresponde.²

• La dirección: una vez se ha definido la planeación y establecido la organización, se busca poner en marcha empresa y dinamizarla. Es importante que los trabajadores se desempeñen en sus cargos y funciones, deben ser debidamente entrenados, guiados y motivados, para lograr los objetivos que se habían propuesto en la planeación. La dirección implica mandar, influir y motivar a los trabajadores, para que de este modo lleven a cabo sus tareas correctamente. Los encargados para que salga adelante todo lo planeado y organizado son los gerentes, quienes deben establecer el ambiente adecuado, ayudando a sus trabajadores a poner lo mejor de sí en sus actividades.

• El control: es una acción sistemática que se ejerce para establecer estándares, con el fin de medir el progreso y tomar las medidas correctoras necesarias en la consecución de los resultados planeados y previstos. Algunas funciones del control son:

• Medir el desempeño contra las metas y los planes
• Mostrar dónde hay desviaciones con los estándares
• Ayudar a corregir las desviaciones
• Facilitar el logro de los planes. Se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

1 Dubrin, A. (2000). Fundamentos de administración. Quinta edición. Pág. 106. Ediciones Paraninfo S.A. México.

2 Robbins, S., Coulter, M. (1996). Management. Quinta edición. Pág. 335. Prentice Hall. Universidad de Indiana.

Los proyectos, entendidos como una secuencia de actividades relacionadas entre sí destinadas a lograr un objetivo en un tiempo determinado, y contando con un conjunto definido se conoce como ciclo del proyecto, independientemente del tema a que se refieran, a la duración del proceso y a los actores que intervienen en el mismo.

El ciclo del proyecto puede estructurarse en 6 etapas o fases interligadas entre sí, que son:

• Prefactibilidad: este estudio consiste en una breve investigación sobre el marco de factores y de los aspectos legales que afectan al proyecto. Así mismo se deben investigar las diferentes técnicas (si existen) de producir el bien o servicio bajo estudio y las posibilidades de adaptarlas a la región. Se debe analizar las disponibilidad de los principales insumos que requiere el proyecto y realizar un sondeo de mercado que refleje en forma aproximada las posibilidades del nuevo producto, en lo concerniente a su aceptación por parte de los futuros consumidores o usuarios y su forma de distribución.
• Factibilidad: se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señaladas. Generalmente la factibilidad se determina sobre un proyecto. El estudio de factibilidad, es una de las primeras etapas del desarrollo de un sistema informático, incluye los objetivos, alcances y restricciones sobre el sistema, además de un modelo lógico de alto nivel del sistema actual (si existe). A partir de esto, se crean soluciones alternativas para el nuevo sistema, analizando para cada una de éstas, diferentes tipos de factibilidades.
• Formulación: es la etapa centrada en el diseño de las distintas opciones del proyecto, lo que significa sistematizar, un conjunto de posibilidades técnicamente viables, para alcanzar los objetivos y solucionar el problema que motivó su inicio. A través de la formulación de proyectos se orienta el proceso de producir y regular la información más adecuada, que permita avanzar de manera eficaz, en su ejecución. Implica adecuarse a una presentación o formato que se exija para tal fin, contentivo de toda la información necesaria, para su posterior gestión o ejecución.
• Evaluación: la evaluación es un proceso de estimación, valorización y revisión detallada de los logros, a partir de los objetivos propuestos. Permite organizar de manera sistemática las actividades, consolidar la participación de los involucrados, y reflexionar acerca de la necesidad de efectuar cambios, para tomar decisiones, que conduzcan a la mejora y posterior concreción del mismo.
• Ejecución: el ejecutor del proyecto utiliza los fondos puestos a disposición por el Financiador y los suyos propios para implementar en forma directa o a través de la contratación de empresas especializadas el proyecto. Esta fase suele implicar contratos de estudios, de asistencia técnica, de servicios o de suministros. Se monitorea el avance real del proyecto para que se pueda adaptar el proyecto a los cambios contextuales.
• Seguimiento: consiste en el análisis y recopilación sistemáticos de información a medida que avanza un proyecto. Su objetivo es mejorar la eficacia y efectividad de un proyecto y organización. Se basa en metas establecidas y actividades planificadas durante las distintas fases del trabajo de planificación. Ayuda a que se siga una línea de trabajo, y además, permite a la administración conocer cuando algo no está funcionando.

Actividad de aprendizaje

Le invitamos a realizar la siguiente actividad para reforzar los puntos vistos en el tema del ciclo de Proyecto y sus etapas.

Material de apoyo

La planeación estratégica es la herramienta administrativa más importante, de la que depende el éxito de cualquier empresa. El proceso administrativo está conformado por varios elementos, entre ellos la planeación, que debe obedece a una estrategia previamente definida.

La planeación estratégica sólo la puede realizar cada empresa que conoce profundamente su estructura, su cultura, sus capacidades, sus debilidades, sus ambiciones, sus objetivos y su visión, puesto que cada empresa es un caso particular, un mundo aparte que requiere de planes y estrategias específicas. Es importante tener presente que en la planeación estratégica nada es generalizable. Nada se puede copiar e implementar sin antes hacer un estudio y adaptación acorde al medio en que se requiere implementar.

Una buena estrategia debe:

• Ser capaz de alcanzar el objetivo deseado.
• Realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de una organización y competencia: debe ser factible y apropiada.
• Ser capaz de proporcionar a la organización una ventaja competitiva; debería ser única y sostenible en el tiempo.
• Ser dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes.

La gerencia de proyectos es la disciplina de ejecutar la misión de la organización mediante el manejo de los recursos materiales, físicos y humanos, hacia los objetivos propuestos, buscando obtener el mejor resultado, un trabajo efectivo, productividad y por ende utilidad.

Se realiza a partir del esfuerzo planificado, temporal y único, de desarrollar productos o servicios que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Para ello, quien gerencie debe tener grandes habilidades y conocimientos, ser líder, participativo y dinamico para diseñar estrategias y dirigir su puesta en marcha.

Actividad de aprendizaje

Le invitamos a realizar la siguiente actividad de relación para reforzar los tipos de liderazgo según lo visto en el tema de las habilidades del gerente del proyecto: liderazgo y espíritu emprendedor, visto en la pantalla 8 de la presente unidad.

Material de apoyo