De acuerdo con lo contemplado en el Código de Comercio (artículo 19), están obligados a llevar contabilidad aquellas personas naturales y/o jurídicas considerados por la ley como comerciantes, es decir, las personas que ocupan profesionalmente una actividad que es considerada como mercantil.

Actualmente, la mayoría de las empresas están obligadas a preparar información financiera a los entes de control, donde muestren en los desarrollos teóricos y en los comprobantes contables un orden en la productividad, un compromiso con la responsabilidad social y un avance investigativo.

En el proceso contable, administrativo o financiero de cualquier tipo de empresa, es importante llevar a cabo asientos de ajuste cuando sea necesario, ya que estos permiten presentar información confiable, dichos ajustes deben ser reflejados en la hoja de trabajo.

La filosofía de los ajustes está relacionada con el estatus de realidad que debe tener la información contable respecto de la veracidad de la información.

Propósito general

Identificar las partidas y clasificación de los asientos contables de ajuste para una elaboración adecuada y análisis de la hoja de trabajo que generan las organizaciones en sus procesos administrativos y financieros profundizando sobre comprobantes contables, haciendo énfasis en los libros de contabilidad y documentos comerciales, todo esto con el fin de conseguir un adecuado funcionamiento financiero en las empresas.

Propósitos específicos

• Reconocer los conceptos frecuentes acerca de los comprobantes generales.
• Analizar los libros de contabilidad que llevan las organizaciones.
• Identificar los documentos comerciales que deben manejar las empresas.
• Identificar los asientos de ajuste que elaboran las empresas en los procesos administrativos y financieros.
• Conocer los aspectos principales que debe contener una hoja de trabajo, teniendo en cuenta los asientos de ajuste.
• Estructurar una hoja de trabajo para determinada organización.

La información que se lleva en los estados financieros tiene que estar respaldada por documentos que comprueben los hechos económicos, para lo cual, es necesario llevar un consecutivo, esto con el fin de mantener un orden tanto para la contabilidad como para el registro cronológico.

Así mismo, los comprobantes contables permiten conocer toda la información pertinente sobre cada transacción realizada por la empresa, bien sea de compra o venta de un producto y/o servicio o la manufacturación de un producto terminado.

Recuerde que... El soporte y los comprobantes contables son muy diferentes, pero los dos son necesarios para soportar los estados financieros. Teniendo en cuenta lo anterior, le invitamos a revisar cada uno de los comprobantes contables.

Son documentos de registros contables que permiten llevar el control de las operaciones comerciales de un período determinado, cabe resaltar que estos son obligatorios para las empresas.

Ahora, los libros de contabilidad permiten que las autoridades tributarias puedan acceder a estos para evaluar las transacciones de los contribuyentes, por tal razón, deben ser llevados según las normas establecidas en la constitución política y el código de comercio, los cuales contienen los marcos técnicos normativos contables vigentes, como prescripciones legales que deben cumplir los contribuyentes, de no ser así, estan sujetos a sanciones.

Conozca las causas de las sanciones de acuerdo con el estatuto tributario.

A continuación se darán a conocer los libros de contabilidad para efectos fiscales.

Cabe resaltar, que actualmente no existe una regulación que especifiqué cuales son los libros de contabilidad obligatorios, no obstante, se hace referencia a los requerimientos comerciales y tributarios.

Recuerde que... No es necesario imprimir los libros que son llevados electrónicamente, desde que estén al día y se pueda demostrar en el software contable. Le invitamos a profundizar sobre las clases de libros.

Los documentos comerciales son los comprobantes por escrito o electrónicos que son obtenidos por actividades mercantiles, su función principal es dejar constancia de las acciones económicas que realizan las empresas en el desarrollo de sus actividades comerciales, estos sirven como base en el registro del ciclo contable.

Existen diversos documentos comerciales, pueden ser externos e internos, los externos son los que emiten otras entidades a la empresa, por ejemplo, facturas de compra, recibos de pagos entre otros. Por el contrario, los documentos comerciales internos son aquellos que emite la empresa, es decir, facturas de venta, recibos de cobros, entre otros.

A continuación, se dan a conocer cada uno de los documentos comerciales externos – internos, especificando quien emite el documento, quien se debe quedar con el documento original y quien con el duplicado.

Recuerde que... Los documentos comerciales deben cumplir con la normatividad vigente que aplique para cada uno de los casos. Le invitamos a profundizar sobre este tipo de documentos comerciales.

Previamente la elaboración de los estados financieros requiere realizar ajustes pertinentes para que estos cuenten con el 100% de precisión, por tal motivo es necesario revisar cuidadosamente cada operación comercial llevada a cabo en un período determinado, si es necesario efectuar un ajuste este debe estar debidamente soportado y responder a las cuentas que afecta, además debe realizarse anticipadamente del registro de cierre. El propósito final es que el resultado que generen las transacciones comerciales reflejados en los estados financieros tengan la máxima veracidad posible, es decir sean un fiel reflejo de la realidad financiera empresarial.

Recuerde que... Es necesario realizar un examen del saldo de cada una de las cuentas previamente a la elaboración de los estados financieros.

Los asientos de ajustes, según la legislación colombiana, se pueden efectuar por:

1. Ajustes por acumulados: son conocidos como causación, es decir, se entrega el producto o servicio, pero no es cancelado en ese momento, no se recibe o entrega dinero. Ejemplo 1
2. Ajuste por diferidos: la palabra diferido hace referencia a pagos o ingresos recibidos por anticipados, para lo cual es necesario tener presente el valor del monto inicial, el monto de causación y el tiempo que cubre dicho valor. Ejemplo 2.
3. Ajuste por depreciación: la depreciación se realiza en propiedad, plana y equipo, por ejemplo, las maquinarias a medida que se usan van perdiendo vida útil, porque con el tiempo no funcionan de la misma manera ya que ha sufrido un desgaste. Este ajuste se realiza según el tipo de depreciación.

Le invitamos a conocer cómo se realizan los ajustes mencionados.

Luego de realizar los ajustes correspondientes en la hoja de trabajo, se realizan los cierres contables, es decir, las cuentas deben ser canceladas y cerradas, con el fin de poder trasladar los saldos a los estados financieros, por tal razón se debe cerrar en cuentas de costo, ingresos y gastos, para poderlas trasladar a estado de situación financiera en las cuentas de activos, pasivo, patrimonio, permitiendo conocer de esta manera el resultado del período, cuantificado en ganancias o pérdidas.

Le invitamos a conocer cómo se deben realizar los registros de cierre cuenta por cuenta.

La hoja de trabajo es una herramienta contable que permite reunir la información financiera de una empresa en un período determinado, está facilita la preparación del estado de situación financiera y estado de resultados pues permite realizar los ajustes necesarios, ordenando la información de forma adecuada, se puede decir que la hoja de trabajo es un borrador de los estados financieros.

Cabe resaltar que la hoja de trabajo no cuenta con una estructura establecida, estándar y única, puesto que se puede modificar o incluir las filas que sean necesarias según el alcance de trabajo que se desea para el proceso de análisis y registro.

Le invitamos a conocer la estructura básica de una hoja de trabajo.

Actividad de aprendizaje

Para finalizar realice la actividad propuesta y autoevalué su proceso de aprendizaje.

Los soportes de contabilidad pueden ser: comprobantes de ingresos, egresos, consignaciones, traslados o ventas. Por otra parte, los soportes son: facturas de compra o venta, recibo de consignación, tiquetes de transporte, facturas electrónicas, pagarés, entre otros.

Los movimientos económicos debidamente soportados deben transferirse detalladamente en cada uno de los libros de contabilidad, desde libros de inventarios hasta libro diario, libro mayor y de balances, los cuales permitirán llevar el control de las operaciones económicas de una empresa, cabe resaltar que deben ser registradas de forma cronológica y por periodos esto para darles organización.

Por último, al finalizar un período antes de preparar los estados financieros, se deben realizar los ajustes correspondientes a cada cuenta que sea afectada por los mismos, para lo cual es necesario efectuar asientos de ajuste, y una vez se haya revisado detalladamente cada cuenta, se lleva a cabo los registros de cierre para la cancelación de cada cuenta y así poderla transferir a los estados financieros.

Una vez alcanzada esta información se procede a la elaboración de la hoja de trabajo que puede ser vista como un borrador para la preparación de los estados financieros, la cual permite corroborar la información contable y así mismo obtener información importante para la toma de decisiones. Ya verificada dicha información se puede finalizar con la elaboración de los estados financieros en base a la hoja de trabajo previamente elaborada.

Caso de estudio

Para finalizar lea con atención el caso propuesto y aplique lo aprendido.