En toda organización es vital y significativo tomar excelentes decisiones; ello se verá reflejado en la parte interna de la misma. Los temas que se avistarán a continuación son de gran importancia, porque se expondrá la parte interna de la empresa; se presentarán los costos, cómo han tomado jerarquía en los últimos tiempos y cómo influyen en la toma de decisiones. La gestión del costo en la empresa dependerá entonces, del establecimiento de un buen sistema y análisis de los resultados de los mismos.

La contabilidad de costos suministra información contable, que ayuda a la administración con la planificación, el control y perceptiblemente con la toma de decisiones, centra su objetivo en la reducción de los costos y el aumento de los ingresos.

Objetivo general

Explicar los principales elementos conceptuales que ayuden a tomar decisiones administrativas, teniendo en cuenta el sistema de costos dentro de una empresa.

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Objetivos específicos

• Aprender a utilizar los conceptos y técnicas de costos para emplear en la toma de decisiones, como la fijación de precios de ventas, la subcontratación, la eliminación de una parte de la empresa o la sustitución de un equipo productivo.

• Comprender el significado de diversos tipos de costos.

Cuando los costos se ven afectados por alguna decisión administrativa, se dice que son costos relevantes. Al evaluar tal decisión, se deberá tener en cuenta varias alternativas considerando los costos más importantes. Otra denominación que reciben los costos, es la de costos incrementales, los cuales, se producen cuando se toma una decisión determinada; también se conocen como costos decrementales.

Estos costos, por lo general, no se ven afectados por alguna decisión en ningún momento. Los costos en que se han incurrido o se van a incurrir en el futuro, como consecuencia de decisiones ya tomadas son irrelevantes para la toma de decisiones; esto quiere decir, que no se pueden evitar sea cual sea la decisión que se esté considerando. Los costos hundidos son un ejemplo de esta clase de costos.

Los costos relevantes pueden cambiar o modificarse con respecto a la opción que se adopte, un ejemplo es, cuando existe una demanda importante de pedido y se tiene una existencia del mismo de manera inactiva. Sin embargo, los costos irrelevantes se manejan cuando se mantienen estables, sin que interese mucho la acción elegida dentro del curso de un proceso normal.

Las decisiones que se toman con respecto a los costos evaluados, se realizan teniendo en cuenta las proyecciones a corto plazo. Las estrategias de la empresa se consideran temas relevantes porque se hacen a largo plazo, al igual que el análisis de los competidores, puntos fuertes y débiles de la empresa. El escenario a corto plazo, describe una parte importante de los costos, los cuales son significativos dentro de una empresa por ser considerados como costos fijos.

Las decisiones empresariales en su mayoría y sobre todo las de corto plazo, requieren para ser evaluadas correctamente, datos de la contabilidad de costos. Por esta razón, es interesante revisar temas como:

• La fijación de precios de venta
• Determinar el precio justo
• Fabricar o subcontratar
• La eliminación de una parte de la empresa
• La sustitución de equipos productivos

Una mirada a estos acápites, proporcionará una idea clara de lo que se debe hacer o asumir a la hora de tomar ciertas decisiones, teniendo en cuenta los datos que arroja el sistema de la contabilidad de costos de la empresa. Asimismo, se debe resaltar la claridad, veracidad, comparabilidad y eficiencia de las cifras que arroja un sistema contable de costos porque facilita y ayuda a tomar decisiones acertadas, oportunas y confiables.

Los costos controlables son aquellos, en los cuales el responsable de un centro puede modificarlos mediante su actuación; mientras que los costos no controlables o incontrolables, son aquellos independientes de la actuación de un responsable.

Los costos que se han de utilizar para evaluar la gestión de un responsable de un centro de costos son controlables. Estos se pueden gestionar, a través de las decisiones que él tome. Los demás costos, son consecuencia de las decisiones de otras personas, por esta razón, se tienen en cuenta sus decisiones con el fin de poder evaluar su actuación.

Por ejemplo, en una empresa de seguros que posee sucursal en Medellín, la amortización de los servicios centrales del edificio sería incontrolable. Por lo que, al evaluar la gestión del administrador de una sucursal no se debería una parte de dicho costo, pues lo único que se conseguiría sería, desmotivarlo al asignarle costos ante los que nada puede hacer.

El concepto de costo controlable es diferente al costo directo. El costo directo se relaciona con la posibilidad de asignación a un objeto de costo. Un ejemplo, es el alquiler del local donde se ubica una sucursal, ello sería un costo directo en relación con dicho centro de responsabilidad. Por consiguiente, si la decisión de alquilar un local fue tomada por los servicios centrales, se trata de un costo no controlable para el director de la sucursal.

La división de los costos, que afectan a un determinado centro de responsabilidad en controlables y no controlables es importante, cuando es relevante y cuando se deben tomar decisiones relacionadas con el incentivo del responsable correspondiente.

En conclusión, los costos a considerar son únicamente los que son controlables por el administrador implicado en el proceso.

En muchas ocasiones, la información que presenta la contabilidad de gestión es útil; sin embargo, también hace que se presenten dudas sobre la fiabilidad y la capacidad de la realidad que se está analizado; ¿por qué es difícil cuantificar o medir en términos monetarios? Por ejemplo, las consecuencias que puede tener una decisión sobre la imagen de la empresa o las consecuencias de una decisión que aumenta la desmotivación. En ese sentido, se pone de manifiesto, las limitaciones que puede tener la gestión por medio de los números, por la información importante que deja de relevar.

Por lo general, la realidad es fácilmente medible por los criterios entre los que se ha de escoger y que pueden ser discutidos por los usuarios de la información. A continuación, se indican algunos ejemplos, en los que se puede producir esta situación:

• Estimación del porcentaje de amortización al aplicar el valor amortizable de los inmovilizados..
• Designación de costos indirectos entre centros de responsabilidad y a los productos.
• Efectos de la inflación en productos que están varios años en la empresa..
• Determinación de los centros de responsabilidad en que se dividirá la empresa para el reparto de los costos..
• Tratamiento para aplicar a los costos que se ven afectados por las diferencias de cambio...

Lo anterior, ayuda en la correlación del valor de la información contable y en el proceso de la toma de decisiones.

El punto de equilibrio es la relación que existe entre los costos fijos, costos variables, el volumen de ventas y la utilidad operacional. También se hace alusión, al nivel de producción y ventas que una empresa o negocio obtiene para cubrir los costos con sus ingresos. El punto de equilibrio también se refiere, al nivel de producción y ventas, donde la utilidad operacional debe ser cero; es decir, que los ingresos deberán ser iguales a los costos operacionales.

El punto de equilibrio, es considerado como un instrumento indispensable para la determinación de apoyo operativo que una empresa pueda necesitar en un momento dado.

Los costos fijos en su mayoría, no pueden ser relacionados con los diferentes productos que una empresa pequeña produzca. Esta es una de las principales dificultades a tener en cuenta, en el momento de hacer el cálculo del punto de equilibrio.

El empresario podrá tomar decisiones inteligentes y generadoras de valor, partiendo de un proceso matemático presentado en el siguiente ejemplo: empresa productora de ropa interior, pijamas y babuchas para dama.

La gran mayoría de las decisiones que se toman en la empresa, son con base en la información suministrada por la contabilidad de gestión y de costos. Por esa razón, es aconsejable determinar en cada caso la información que realmente es importante.

Los datos más relevantes en principio, son los que se verán afectados por las decisiones que se hayan evaluado. Sin embargo, los denominados costos hundidos no deberían intervenir en el proceso de estudio.

En toda la unidad, se analizaron decisiones como la fijación del precio de venta, los pedidos especiales, la subcontratación, la eliminación de segmentos y la sustitución de equipos productivos.

Se ultima entonces, que los datos requeridos para hacer una buena toma de decisiones dependerá de la información que la contabilidad de gestión y de costos arroje. Por eso, deberán ser cumplidos todos y cada uno de los principios de contabilidad generalmente aceptados y de ese modo, tener la seguridad de que no habrán inconsistencias, ni falsedades a la hora de confirmar la información.

En hora buena haz terminado el contenido programático de la asignatura.
Nos veremos en una próxima ocasión.

¡Felicidades!