Los presupuestos son una herramienta de gran importancia dentro de la planificación de las empresas. Se definen como un informe o plan de acción documentando los resultados de lo que se espera conseguir. Es una proyección organizada de los ingresos, gastos y costos de la administración. Dentro del presupuesto de una empresa, se ubican las cuentas por cobrar y pagar, con lo que se busca un punto de equilibrio.

Las decisiones tomadas dentro de una empresa, se basan no solo en datos históricos sino también en las proyecciones, las cuales deberán actuar de forma efectiva, con el fin de que se pueda anticipar para corregir hechos negativos que pueden afectar la economía de la misma.

Los presupuestos son confeccionados con la ayuda del plan estratégico, realizando las adaptaciones necesarias con respecto al plan general. Esta es una manera muy válida para dar respuesta a las necesidades y temas planteados dentro del mismo.

La predicción y el control de los presupuestos es de vital importancia, sobre todo en la actualidad, donde se presentan cambios en la gerencia actual, donde las empresas son mucho mas autónomas y con muchas más responsabilidades a la hora de tomar decisiones precisas y ágiles.

Por lo anterior, en la unidad se presenta la planificación empresarial, el control presupuestario y costo estándar, los procesos de elaboración del presupuesto y los criterios para la formulación de presupuestos, temas valiosos en la elaboración de presupuestos y costos.

Objetivo general

Explicar cómo se construyen los presupuestos bajo una técnica clara y precisa que ayude en la toma de decisiones dentro de una empresa.

Objetivos específicos

• Familiarizar al estudiante con algunas de las técnicas y modelos de gestión frecuentemente utilizados en el desarrollo de los procesos de control y responsabilidades.

• Conocer los objetivos de los presupuestos y del control presupuestario.

• Conocer las interrelaciones entre la formulación de los presupuestos y la planificación empresarial.

• Conocer el contenido de los diferentes tipos de presupuestos.

• Diferenciar los presupuestos rígidos de los presupuestos flexibles.

• Conocer los fundamentos de los presupuestos basados en actividades.

• Conocer las diferencias entre el presupuesto incremental y el presupuesto base cero.

La planificación empresarial, se define como una aproximación de lo que se espera en el futuro financiero, revisando los ingresos, los gastos y los costos; teniendo en cuenta los objetivos propuestos por la administración, los recursos que habrán de utilizarse para lograrlos y las normas a seguir.

Hay varios tipos de planificación:

• Planificación de gestión. Se elabora a corto plazo y trata de confirmar, que la empresa en términos generales, por los centros de responsabilidad y de procesos que maneje, puede alcanzar los objetivos de una manera eficiente.

• Planificación estratégica. Este tipo de planificación es elaborada a largo plazo. En ella se detalla de forma general los objetivos que se pretenden alcanzar y los medios que se van a organizar en el periodo que se planea. Lo que se planifica en este modelo, es la elaboración de un análisis del entorno competitivo, los puntos fuertes y débiles de la empresa.

• Planificación del diario. Es una planeación de rutina, la cual pretende garantizar que las tareas específicas que se deban realizar en cada puesto de trabajo, se desarrollen de manera eficaz y eficiente.

Como en todo proceso, es indispensable que para la confección de un buen presupuesto se sigan algunos pasos.

• Lo primero que se debe hacer para elaborar un presupuesto, es definir los objetivos de la empresa; teniendo en cuenta la extensión que se pretende cubrir y los medios con los cuales se va a contar.

• Después de tener claro el punto anterior, se hace la formulación del cálculo de ventas y a partir de esta, se elaboran los presupuestos de producción, costos y el resto de los estados contables proyectados.

• Para la elaboración del presupuesto, como ya se ha mencionado, deben participar cada uno de los centros de responsabilidad, partiendo de las directrices marcadas por la dirección o administración de la empresa. Por lo general, el departamento financiero y/o control de gestión coordinan todo el proceso presupuestario, las fechas y los plazos de finalización del mismo.

Es de conocer, que el proceso presupuestario conlleva unas fases duras de negociación entre los centros. Esto ocurre por la dinámica de acoplar los objetivos individuales, globales y generales de la empresa, por lo que se necesitan varias reuniones y muchas repeticiones en el cálculo del presupuesto hasta conseguir el presupuesto global y la aceptación por parte de la gerencia.

Por la razón anterior, es de anterior de vital importancia que la dirección de la empresa sea la que impulse el presupuesto, para motivar su seguimiento por cada responsable e identificar claramente las aportaciones individuales a todo el conjunto de la empresa.

Para comprender el proceso anterior, observe el gráfico y detalle cada una de las partes de la formulación del presupuesto.

En el presupuesto de venta, se determinan las unidades a vender por cada producto y los precios a los cuales se van a vender. Para la realización de este proceso, se deberán analizar los datos de años anteriores con respecto a las ventas. Hay que realizar nuevamente el estudio de mercado sobre los clientes y revisar muy bien la evolución de los competidores. Por lo general, la responsabilidad de la confección de este presupuesto esta en cabeza del área comercial de la empresa.

Para la preparación de este tipo de presupuestos, los analistas o responsables deben tener en cuenta algunos aspectos que resultan ser de gran importancia, porque permite dar un enfoque de confiabilidad.

El presupuesto de producción y existencia de productos acabados contiene el número de unidades que se van a producir en un periodo determinado. Para este presupuesto, es preciso conocer el número de unidades que se van a vender así como la existencia de productos acabados. Observe la figura e identifique las unidades a producir.

Después de la determinación de las unidades de producción, se busca obtener el logro de objetivos. Para alcanzar estos objetivos, es necesario, buscar una combinación adecuada de elementos de tipo económico y administrativo, que permitan una distribución coherente con los costos. Para ello, se deben estudiar cinco aspectos que se relacionan entre sí:

• Análisis del periodo de producción.
• Estabilizar la producción en forma conveniente.
• Estudio de la producción.
• Materias primas disponibles.
• Mano de obra disponible.

La elaboración y control de presupuestos es una herramienta poderosa de gestión que debe contribuir al cálculo y misión de los costos de una manera eficiente. Dentro de la elaboración de los presupuestos, existe la planificación que es la que ayudará a la aproximación de lo que podría ser el futuro financiero de una empresa.

En la planificación empresarial hay tres tipos que son las más frecuentes: la planificación de gestión, planificación estratégica y planificación del diario; esta última, es de rutina y pretende que todas las actividades a cargo de una persona o departamento se realicen adecuadamente.

Para la elaboración de un presupuesto, es necesario partir de los objetivos y establecer los medios para llegar a la cuenta de resultados, al balance general y al presupuesto de tesorería. Por lo general, no es un proceso fácil porque conlleva unas etapas duras de negociación entre los departamentos interesados, por ello es indispensable la intervención y participación de la dirección de la empresa para que motive el proceso y el seguimiento de cada uno de los responsables.

Los presupuestos a su vez, son de varios tipos: presupuesto de ventas; de producción y productos acabados; de consumos, compras y existencia de materiales; de mano de obra directa y otros costos de producción; de costo de estructura; de costos de comercialización; basado en actividades; base cero y más, dependiendo de la clase de empresa que los solicite y la importancia de estos para la toma de decisiones.