Uno de los retos que deben afrontar los administradores de las organizaciones actuales es hablar múltiples lenguajes que les permita hacer la traducción de la estrategia de la organización a diversos públicos, además de involucrar procesos claves en el diseño de soluciones tecnológicas.

La comprensión de los elementos de la arquitectura de una solución tecnólogica, le permitirá traducir las necesidades de las organizaciones en requerimientos técnicos para la formulación de soluciones que optimicen el negocio y le admita el logro de los objetivos propuestos.

Propósito general

Diseña la arquitectura de los sistemas tecnológicos desde el análisis de la capacidad estratégica, cadena de valor y core business.

Propósitos específicos

• Realizar el análisis de los procesos de la organización desde el modelo de cadena de valor.
• Identificar los retos que se presentan en el diseño, implementación e implantación de las soluciones tecnológicas.
• Describir los elementos que deben contemplar la arquitectura de una solución tecnólogica.

Las empresas pueden medir su capacidad estratégica al revisar su cadena de valor. El autor principal del concepto es Michael Porter quien, a través de un gráfico, buscó esquematizar las actividades que son necesarias para la creación de valor, por medio de productos y servicios.

Se recomienda tener claridad de las actividades que realizan las organizaciones, previas a los procesos de gestión de la tecnología, pues permite ver los enlaces entre las actividades que se requieren para ofertar los servicios o productos. A estas actividades se les conoce como actividades primarias y actividades de apoyo, las cuales soportan la operación de las empresas y permiten su funcionamiento, como lo son la infraestructura de la empresa, la gestión de los recursos humanos, el desarrollo de la tecnología y compras.

De igual forma, se relacionan las actividades de apoyo, necesarias para el funcionamiento de la organización que, aunque no están relacionadas con su core business, el no desarrollo puede afectar el avance y la posibilidad de destacarse en el mercado. Algunas de éstas pueden ser externalizadas.

Analicemos cada una de las actividades de la cadena de valor y sus incidencias desde la tecnología.

Partiendo de la definición de las tecnologías de la información, se hace referencia a todas las actividades que permiten y dan soporte a la construcción y operación de los sistemas de información, tecnologías de hardware, software, almacenamiento y comunicaciones (Cohen & Asín, 2012). Todos los anteriores componentes, definen la infraestructura tecnológica, que soporta a la organización y su operación, desde tres dimensiones: los sistemas de apoyo a decisiones, los sistemas transaccionales y los sistemas estratégicos.

La tecnología permite lograr la efectividad en las funciones empresariales. Es decir, el cumplimiento de los logros, haciendo uso de las mejores opciones, además del uso adecuado de los recursos.

En la gestión tecnológica se busca el diseño de sistemas de información que permitan el logro de la productividad, la comunicación entre las diferentes áreas de la organización y la interrelación de las funciones desde la información.

Las funciones que cumplen los sistemas de información son: Automarizar los procesos operativos. Proporcionar información que contribuya a la toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas.

Las organizaciones inician la implementación de las tecnologías de la información, partiendo del apoyo a actividades de tipo operativo; sin embargo, se requiere pensar en las actividades que son menos frecuentes pero vitales en la organización, como lo es la toma de decisiones y la planeación estratégica.

Lo anterior, implica un reto de comprensión de la organización y el tipo de información que se requiere, pues se tendrá un volumen de datos que pueden producir información en una cuantía inimaginable.

A continuación, se muestran algunas de las decisiones que se toman en la organización desde los diferentes niveles; lo cual demuestra que no sólo se piensa en las necesidades de decisiones de la dirección sino de la organización en general. Por otra parte, se demuestra cómo la estructura de las decisiones varía dependiendo de los niveles de la organización.

A continuación se presenta una tabla donde se expone el contraste existente entre las necesidades de los usuarios y los creadores del concepto, las cuales al final se convierten en barreras si no hay una comunicación asertiva para una adecuada solución tecnológica.

Como se ha mencionado con anterioridad, los sistemas de información deben tener en cuenta ambientes complejos, pues la organización está inmersa en un ambiente conformado por un micro entorno y un macro entorno, por otra parte, tiene una estructura de la organización, la cual le permite organizar sus actividades y funciones desde jerarquías, desarrollar niveles de especialización al estar inmersos en rutinas y la pretensión de mantener el foco del negocio.

Asimismo, los sistemas que se dedican a apoyar las decisiones deben cumplir con las exigencias de calidad.

En caso que debas evaluar un sistema de información puedes hacerte las siguientes preguntas.

Las soluciones tecnológicas se abordan como respuesta a problemas y oportunidades. Los problemas obedecen a necesidades de interconexión de las actividades de la cadena de valor, necesidades de comunicación, información, colaboración y cooperación, entre otras.

Las organizaciones no sólo detectan las oportunidades y problemas, sino que hacen parte de un proceso que permite responder a las necesidades tecnológicas de la organización. A continuación, se explican de forma detallada, retomando el proceso propuesto por Cohen & Asín (2012).

El entorno impone ciertas oportunidades para las empresas desde los cambios que se dan en las organizaciones, la gestión y tecnología, veamos algunos ejemplos.

Además de conocer los procesos de la organización desde su cadena de valor, se debe definir el core business, el cual determina el para qué está la organización en el mercado. Las dificultades que se pueden presentar en la organización, cuando no se tiene claridad en la definición de su core business, es que realice inversiones en actividades que no añaden valor y le sacan del foco de su negocio.

Por otra parte, la definición del core business establece el punto de gravedad y los límites del desarrollo organizacional, al ser una decisión de tipo estratégico que define en qué negocio se quiere estar. Define los lineamientos para el diseño del portafolio y la cartera de negocios, como base para la toma de decisiones en la gestión del negocio.

La planeación estratégica contribuye a la definición de su rumbo, desde la identificación de su misión y visión, la elaboración de la estrategia y las acciones de seguimiento y control. Parte de un conocimiento del estado actual de la organización, que se define como punto de partida (diagnóstico) y un punto de llegada (planteamiento estratégico y plan de acción), los cuales obedecen al futuro o la aspiración de la organización (David, 2008).

La planeación estratégica no es una actividad hito que se cumple y se limita a una única acción, sino que es continua y dinámica, pues se desarrolla en un ámbito complejo.

Dentro de los retos que enfrenta la planeación estratégica está poseer recursos limitados, por lo tanto, se debe hacer uso de la creatividad para optimizar las alternativas de solución a los retos de la organización, lo cual es el parámetro de la gestión tecnológica; veamos los principales conceptos de la planeación desde un plan personal y su comparativo con lo organizacional.

A continuación, se mencionan algunos de los beneficios de la planeación estratégica, desde la visión de David (2008).

Una vez entendidas las funciones que se pueden mediar a través de la tecnología, se debe diseñar la arquitectura de los sistemas tecnológicos. Es por ello que los administradores deben reconocer que existen tres tipos de sistemas tecnológicos en las organizaciones:

• Sistemas transaccionales.
• Sistemas de apoyo a decisiones.
• Sistemas estratégicos.

Actividad de aprendizaje

De acuerdo a todo lo estudiado, resuelve el siguiente crucigrama y evalúa lo aprendido.

La base para el diseño de la arquitectura de los sistemas de información es reconocer cómo funciona la cadena de valor, en dónde se hacen explícitas las actividades primarias necesarias para la producción de bienes y servicios y las actividades de apoyo que soportan el funcionamiento de la organización. Se identifican actividades que generalmente, se desarrollan con mediación tecnológica, dentro de las cuales, se destacan: ventas y mercadeo, fabricación y producción, finanzas y contabilidad y recursos humanos.

Uno de los retos que se tiene en el diseño de la arquitectuta de los sistemas de información es lograr un lenguaje común entre los desarrolladores y los usuarios, lo cual se constituye en una motivación para los administradores en reconocer las dimensiones y componentes de los mismos, para poder expresar sus necesidades, no sólo en los requerimientos sino con elementos propios de la gestión como lo es la planeación estratégica, el core business y la cadena de valor. Adicionalmente, se suma el reto de incluir el trabajo en equipo como base de la gerencia participativa, una de las tendencias administrativas actuales.

Se suma a los criterios de calidad, la definición de un problema u oportunidad que pueda ser abordado o mediado por las tecnologías, como respuesta a las necesidades de las organizaciones y las condiciones que le impone el contexto.

Caso de estudio

De acuerdo con lo estudiado y continuando con el caso DESA, trabajado en las unidades uno y dos, se presentan una serie de preguntas a resolver antes de diseñar la arquitectura de la tecnología como solución a sus necesidades.