En el marco del desarrollo sincrónico y lógico para el diseño e implementación de sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo SG-SST, una vez se define la planeación y se implementan o ejecutan las actividades, se hace necesaria la verificación para identificar oportunidades de mejora con el fin de tomar acciones y/o decisiones para mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión acorde con el ciclo PHVA.

En esta unidad se presentan los requisitos normativos y elementos del SG-SST, relacionados con la verificación y el actuar como actividades que cierran el ciclo dando origen a uno nuevo. Adicionalmente se presentarán de manera general, algunas normas técnicas que permiten estandarizar procedimientos como parte de la ejecución de algunas actividades en el marco del diseño e implementación de SG-SST.

Objetivo general

Competencia global

La verificación constituye la fase que permite controlar la ejecución de actividades dentro del sistema, tal como se ha establecido en los procedimientos documentados o en la normatividad aplicable.

Medición y seguimiento del desempeño

Para el adecuado desarrollo de los sistemas de gestión en seguridad y salud en el trabajo SG-SST, no basta sólo con la implementación de las actividades, es necesario establecer control sobre el sistema, el cual se logra a través de la verificación, que por definición consisten en validar a través de registros que las actividades se han desarrollado según lo establecido en los procedimientos documentados y/o en la normatividad aplicable.

NTC OHSAS 18001:2007, plantea que “la organización debe establecer, implementar y mantener un(os) procedimiento(s) para hacer seguimiento y medir regularmente el desempeño de S Y SO". Revisa los elementos que estos procedimientos deben preveer.

Los indicadores se constituyen como las herramientas pertienentes para medir el desempeño del SG-SST, pues permiten análisis y toma de desiciones a partir de datos numéricos asociados a metas de cumplimiento.

Este componente se correlaciona con el procedimiento establecido en la fase de planeación “Identificación de requisitos legales” y se puede garantizar a través de la inclusión de los requisitos legales de las listas de verificación o chequeo, aplicadas a través de mecanismos de verificación como las auditorias internas, o de las inspecciones planeadas o permisos de trabajo.

Este componente se divide en dos temáticas que se deben abordar de manera independiente, pero que se derivan respectivamente, dado que posterior a la investigación de los accidentes, es necesario tomar acciones de mejora.

OHSAS 18001:2007¹ aborda el incidente como una situación peligrosa en la que se pudo haber generado daño o lesión.

Adicionalmente se requiere tomar en consideración:

• “Determinar las deficiencias de S y SO que no son evidentes, y otros factores que podrían causar o contribuir a que ocurran incidentes;

Con la adecuada ejecución de una metodología de identificación de causalidad efecto, se da respuesta a los requisistos:

• Identificar la necesidad de acción correctiva;
• Identificar las oportunidades de acción preventiva;
• Identificar las oportunidades de mejora continua;

Una vez ocurre un incidente y se da origen a la investigación con sus respectivas acciones de mejora asociadas, es obligatorio para la organización comunicar los resultados de la investigación.

• "Comunicar el resultado de estas investigaciones.”

La norma¹ establece:

• “Identificar y corregir la(s) no conformidad(es), y tomar la(s) acción(es) para mitigar sus consecuencias de S y SO;”

Para dar cumplimiento a este requisito, existen diversas actividades del SG-SST que permiten detectar no conformidades con el fin de proponer acciones de mejora. Una vez se ejecutan estos procedimientos en la organización se pueden obtener tres tipos de hallazgos, a partir de los cuales, la organización debe desarrollar la investigación de la causa o causas de los mismos.

• "Investigar la(s) no conformidad(es), determinar su(s) causa(s), y tomar la(s) acción(es) con el fin de evitar que ocurran nuevamente;" 


Una vez investigadas las causas reales de no conformidad, deberá darse respuesta a:

• “Evaluar la necesidad de acción(es) para prevenir la(s) no conformidad(es) e implementar las acciones apropiadas definidas para evitar su ocurrencia;"

Adicionalmente, la norma establece que se debe:

• “Registrar y comunicar los resultados de la(s) acción(es) correctiva(s) y la(s) acción(es) preventiva(s) tomadas".

Posteriormente la norma determina que se debe:

• “Revisar la eficacia de la(s) acción(es) correctiva(s) y la(s) acción(es) preventiva(s) tomadas.”

En este apartado, la norma hace referencia a los registros como tipo especial de documentos que evidencian la ejecución de las actividades y el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas aplicables según lo que ha suscrito la propia organización:

• Legales
• Técnicas
• Certificables

NTC OHSAS 18001:2007 establece que la organización debe establecer un procedimiento para realizar auditorías internas o de primera parte, que garanticen la verificación de todos los requisitos establecidos para cumplir los objetivos y la política de calidad de SST de la organización.

La auditoría interna se constituye como el procedimiento de verificación de mayor utilización en las organizaciones, dado que si su planificación es adecuada, permite abordar todos los requsitos que debe cumplir la organización para evidenciar conformidad con los objetivos y política de gestión.

Este procedimiento culmina el ciclo de mejora continua definida como su fase de finalización, y que dará inicio a uno nuevo. Enmarca la toma de decisiones o el actuar del ciclo propuesto por Deming, elemento diferenciador y culmen de la evolución de la calidad.

Debe darse de manera periódica; es decir, que la alta dirección o gerencia de la organización, define la frecuencia de ejecución de esta actividad. En este espacio, el gerente deberá evaluar las oportunidades de mejora para el SG-SST y determinar la necesidad de actualizar y desarrollar cambios en el mismo.

En la revisión por la dirección es indispensable que el Gerente tome en cuenta unos elementos de entrada, garantizando que abordará todos los elementos del SG-SST, los cuales una vez revisados y analizados darán origen a unas salidas que retroalimentarán el inicio de la planeación del SG-SST en el nuevo ciclo de mejoramiento y mantenimiento del SG-SST.

La certificación en OHSAS 18001: 2007 es un proceso al que se le da incio de manera voluntaria en la organización, previa disposición de la alta dirección, y compromiso de inversión de recursos.

Cuenta con varias fases incluyendo la auditoría inicial o diagnóstica, pasando por la certificación inicial y culminando con la renovación periódica a la que debe acogerse la organización como evidencia del mantenimiento del SG-SST. En este proceso se involucran elementos como las auditorías y los acompañamientos temáticos y focales; todo basado en los riesgos reales de la organización, la presentación de informes con los respectivos análisis de desempeño, y los registros de ejecución de actividades de mejora y seguimiento a las no conformidades.

Existen diversas normas técnicas que permiten estandarizar actividades del SG-SST de manera sincrónica y validada por el ICONTEC como órgano emisor de normas técnicas que han sido previamente puestas en consideración de expertos en diferentes temáticas.

Es importante considerar la relación entre OHSAS 18001:2007 y otras normas certificables tales como ISO 9001 e ISO 14001; que en conjunto constituyen los sistemas integrados de gestión; por esta razón, la norma NTC OHSAS 18001:2007 a través de su anexo A informativo, presenta la correspondencia normativa para los sistemas integrados de gestión, abordando los documentos comunes y no comunes, en donde es posible evidenciar la alineación normativa; claro está que actualmente se deben contemplar las actualizaciones de ISO 9001 e ISO 14001 con las versiones vigentes de 2015.

Las actividades de verificación del SG-SST son parte fundamental para el mantenimiento del mismo; pues gracias a los procesos de análisis y validación de evidencias que garantizan la ejecución de actividades propuestas desde la planeación, será factible evidenciar carencias del sistema, o posibles incumplimientos que darán origen a planes de mejoramiento como conjunto de acción de mejora y mantenimiento del sistema.