El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, está conformado por una serie de requisitos o elementos que de forma lógica y sincrónica permiten prevenir la ocurrencia de situaciones inesperadas que originen lesiones, además de permitir el control de la exposición a factores de riesgo que conlleven a enfermedad de origen laboral.

Objetivo general

Interpretar los requisitos de la estructura propuesta por la norma NTC OHSAS 18001:2007.

Competencia global

Reconocer los elementos necesarios para el diseño e implementación de los sistemas de gestión.

Los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se construyen a partir de una serie de elementos estructurados bajo los parámetros del ciclo PHVA. Estos elementos se establecen en forma de requisitos presentados en la NTC OHSAS 10881:2007, a través de la expresión “la organización debe”. La noma pretende hacer énfasis en los requisitos verificables para el diseño, implementación y mantenimiento de SG-SST.

Los requisitos generales de OHSAS 18001:2007 se presentan tomando como fundamentación el ciclo PHVA propuesto por Deming, y el enfoque basado en procesos. La norma presenta los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, abordando sus lineamientos en cada una de las fases de planeación, realización, verificación y toma de decisiones.

La Política de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo se constituye como el primer lineamiento que deberá ser establecido por la organización para orientar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo definiendo el alcance que le quiere dar. NTC OHSAS 18001:2007 en su numeral 4.2 presenta los requisitos establecidos para su diseño y documentación.

Además de los requisitos establecidos, es importante tener en cuenta que el documento generado, debe establecer un mecanismo para medir el nivel de cumplimiento de la Política de gestión, por lo que es importante resaltar la relevancia que presenta la asociación de objetivos e indicadores como herramientas para hacer medible la política.

En la siguiente interactividad se presenta la ejemplicación de una polìtica de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

Una vez proyectados los compromisos a través de la política, y de establecer los objetivos generales del SG-SST, se continúa la planificación del sistema de gestión, abordando el eje central del cuál se derivarán las actividades a desarrollar según las necesidades organizacionales.

Identificación de peligros y evaluación y control de los riesgos

Como componentes estructurales en la planificación, se plantean la identificación de peligros, la valoración de riesgos y la determinación de controles como eje fundamental para la determinación de necesidades organizacionales en materia de seguridad y salud en el trabajo.

Se contempla entonces que la organización debe diseñar, aplicar y mantener la ejecución de un procedimiento para desarrollar cada uno de estos componentes que en sí se constituyen como el diagnóstico y la opción de abordaje de las actividades subsiguientes dentro del sistema de gestión. GTC 45 en su versión vigente de 2012, contempla el anexo F como herramienta para la toma de desiciones frente a la selección de controles o medidas de intervención, tomando como base la relación de costo beneficio.

Acorde con el compromiso de la alta dirección en relación con el cumplimiento de requisitos legales y otros, como complemento a la fase de planeación la organización debe establecer un mecanismo para garantizar que reconoce e identifica los requisitos legales que debe cumplir.

Es impresindible el cumplimiento de los requisitos legales establecidos por cada país antes de iniciar la implementación de normas certificables, para ello se utiliza como herramienta muy conocida la matriz de requisitos legales que se convierte en un producto que resume aquellos lineamientos normativos propios de Colombia que se deben considerar.

Al iniciar la fase de Implementación y operación, es importante proyectar los procedimientos documentados que harán parte de esta etapa de diseño y posterior implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad

Los elementos fundamentales para el diseño e implementación del SG-SST incluyen:

• La disposición de recursos específicos para el SG-SST, claramente delimitados y dispuestos para las actividades de promoción y prevención de la salud de los trabajadores.

• Las funciones, haciendo énfasis en que todos los miembros de la organización deben asumirlas frente al SG-SST, independiente de aquellas misionales para las que ha sido contratado.

• La necesidad de asignar la responsabilidad del SG-SST a una persona designada por la alta dirección, quien liderará todo lo relacionado con SST en la organización, y presentará los informes de gestión del sistema al gerente y los socios, a quienes adicionalmente les desarrollará la rendición de cuentas.

Seguridad y Salud en el Trabajo se constituyen como temáticas específicas y complejas que no son fáciles de abordar por parte de la totalidad de la población trabajadora; por esta razón se hace necesario establecer mecanismos para garantizar que los trabajadores tengan la competencia y la formación necesarias para asumir las funciones de su cargo, minimizando la probabilidad de afectación de la seguridad y la salud.

Se debe profundizar en el elemento diferencial denominado toma de conciencia, frente a la norma de gestión de calidad de producto o servicio, pero que es compartido por la norma de Gestión de Calidad en Gestión Ambiental y la de Gestión de la Calidad en Seguridad y Salud en el Trabajo.

Cada actividad orientada a la capacitación y/o toma de conciencia, debe estar acorde al nivel de escolaidad y lenguaje propio, según los perfiles de cargo de los colaboradores, con el fin de garantizar el cumplmiento de los objetivos en cada una de las temáticas establecidas en el programa de capacitaciones.

Esta sección de la norma establece tres elementos indispensables para garantizar la implementación, el mejoramiento y el mantenimiento del SG-SST:

• Comunicación

• Participación

• Consulta

Cada uno de los acuerdos de participación hacen parte de las responsabilidades sustanciales a cumplir por cada trabajador asociados a su cargo, y deben ser informados en el momento de la contratación con las respectivas actas de inducción, donde se evidencian los mencionados acuerdos.

Así como el el desarrollo de la comunicación, para todas las actividades donde existe participación y consulta, es indispensable generar los registros propios para la verificación en el momento de la certificación y/o recertificación, así como para la medición de indicadores y la toma de decisiones.

La norma establece que la documentación del Sistema de Gestión de S y SO debe incluir:

• La política y objetivos de S y SO; (NTC OHSAS 18001:2007): debe cumplir con los requisitos establecidos en la norma siendo el documento eje central del SG-SST.

• La descripción del alcance del sistema de gestión de S y SO; (NTC OHSAS 18001:2007): usualmente se documenta a través del mapa de procesos, en donde se contemplan los procesos que se incorporan al SG.

• La descripción de los principales elementos del sistema de gestión de S y SO y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados; (NTC OHSAS 18001:2007): usualmente conocida como la caracterización del proceso.

• Los documentos, incluyendo los registros exigidos en esta norma OHSAS,
 (NTC OHSAS 18001:2007): soportan el diseño del sistema, y la ejecución de actividades desarolladas y que son objeto de verificación permanente, establecidos por la norma.

• Los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de procesos relacionados con la gestión de sus riesgos de S y SO, 
(NTC OHSAS 18001:2007): documentos y registros que apoyan la implementación del SG-SST, que no se encuentran explícitos en la norma, pero que han sido contemplados por la organización durante el diseño y se relacionan en los documentos y procedimientos establecidos; es decir: formatos, instructivos y demás documentos de apoyo.

• Asegurar que estén identificados los documentos de origen externo determinados por la organización como necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión de S y SO, y que su distribución esté controlada (NTC OHSAS 18001:2007): es posible dar respuesta a través de la utilización de la matriz que lista y resume los documentos asociados al SG-SST.

En el requerimiento de control operacional, la norma solicita que todas las actividades que hayan sido consideradas como de alto riesgo para la salud, sean tenidas en cuenta para la implementación de controles y que se verifique que se implementen y mantengan.

Con relación a la preparación y respuesta ante emergencias, es pertienente mencionar que existen normas técnicas que permiten dar respuesta a las solicitudes generales que sugiere la norma.

La norma OHSAS 18001:2007, contempla diferentes elementos para ser tenidos en cuenta durante el diseño, la implementación, el mantenimiento y el mejoramiento continuo, abordados desde la estructura del ciclo PHVA.

En esta unidad se estableció como objeto de estudio los elementos contemplados para las fases de planeación y hacer, los cuales fueron considerados a partir de ejemplos y demostraciones prácticas acerca de la importancia de la apropiación de los requisitos normativos.

Adicionalmente, a partir de la ejemplificación se suministraron herramientas para el diseño de los documentos de ambas fases del ciclo, apropiadas para los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, aplicable a cualquier organización indistintamente de su naturaleza.