Un proyecto de investigación no debe ser ajeno a las técnicas de administración de proyectos, de esta forma es posible identificar las actividades que son clave para el proyecto, programa las actividades dentro del tiempo programado y optimizar el uso de los recursos.

La administración del proyecto de investigación involucra varios procedimientos que incluyen la administración del tiempo, administración de los costos, administración de recursos y la administración de las adquisiciones. Estos procedimientos interactúan de tal manera que es posible mantener un esquema de trabajo organizado, una adecuada coordinación del grupo del proyecto, manejo adecuado de los recursos y el control en la ejecución del proyecto.

A nivel del anteproyecto tiene lugar el proceso de planeación de los aspectos administrativos, que son los que se desarrollan en la presente unidad. Hay que aclarar, que estos procedimientos administrativos son aplicables a cualquier tipo de proyecto, por lo que no son exclusivos de los proyectos de investigación.

A lo largo del desarrollo de la unidad, se presenta la respuesta a los siguientes interrogantes:

• ¿Qué procesos involucra la planeación del tiempo del proyecto?
• ¿En qué consiste la planeación de costos del proyecto?
• ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta en la planeación del personal del proyecto?
• ¿Qué aspectos involucra la planeación de las adquisiciones del proyecto?

Objetivo general

Mostrar los aspectos administrativos que deben tenerse en cuenta para la planeación del proyecto de investigación.

Objetivos específicos

• Identificar los procesos involucrados en la planeación del tiempo del proyecto.
• Comprender en qué consiste la planeación de los costos del proyecto.
• Conocer los aspectos que se tienen en cuenta durante la planeación del personal del proyecto.
• Identificar los aspectos involucrados en la planeación de las adquisiciones del proyecto.

La planeación del tiempo del proyecto se enfoca en lograr que el proyecto sea ejecutado en el tiempo estimado. Consiste en la ejecución y el control del cronograma.

La planeación del tiempo del proyecto, por lo general, está sujeta al tiempo estimado por la entidad que patrocina el proyecto. Planear el tiempo del proyecto, de acuerdo con el Project Management Institute (2000), involucra los procesos necesarios para terminar a tiempo el proyecto, estos procesos son: la definición, la secuencia y la programación de las actividades:

• Definición de las actividades. Consiste en identificar las actividades específicas que deben ser realizadas para cumplir con los objetivos del proyecto y a su vez, se puedan obtener los productos del proyecto que pueden ser: un nuevo conocimiento, un proceso mejorado, un dispositivo nuevo desarrollado, la publicación de los resultados del proyecto, la publicación de artículos sobre el proyecto y/o la presentación de los resultados en ponencias, etc. Es importante que las actividades estén documentadas para que no haya duda en el equipo del proyecto sobre el trabajo que tienen que realizar; es preciso que las actividades que se definan estén enfocadas hacia el cumplimiento de los objetivos del proyecto y no se incluyan actividades que no sean de utilidad para el proyecto.

  Se sugiere, sin importar el tamaño del proyecto, planear el tiempo del proyecto e incluir algún tipo de código a la actividad para poderla identificar, esto resulta muy útil sobre todo cuando los proyectos son de gran tamaño.

• Secuencia de las actividades. Consiste en dar un orden lógico a la manera como se deben ir ejecutando las actividades. Hay que organizar las actividades del proyecto de tal forma, que sea posible establecer qué actividad se debe realizar primero, cuál va después y cuáles se pueden realizar en forma simultánea.

  Una regla básica en todo proyecto es que una actividad no se puede iniciar sin haberse terminado la anterior en su totalidad.

• Programación de las actividades. Consiste en determinar el tiempo requerido para realizar cada una de las actividades del proyecto. Establece una fecha de inicio y de finalización a la actividad. Generalmente, se estima el periodo de tiempo para cada actividad con un rango aproximado pero realista, para poder tener la posibilidad de terminar el proyecto a tiempo.

Por lo general, el presupuesto del proyecto es establecido por la entidad patrocinadora, por lo que es crítico que el proyecto se desarrolle dentro del presupuesto que ha sido asignado. Una buena planeación de los costos implica una adecuada estimación de los costos y el control en la ejecución del gasto.

La planeación de los costos del proyecto de investigación consiste en asignar el presupuesto establecido a cada ítem del proyecto, representado en recursos humanos, equipos, herramientas, insumos, etc., de forma tal que sea posible completar las actividades del proyecto.

Para la estimación de los costos del proyecto, el investigador puede valerse principalmente de cotizaciones para la estimación del costo de materiales, equipos, insumos etc., y de tablas de sueldos para el caso de la estimación del costo de la mano de obra. Lo ideal es presentar los costos del proyecto de forma discriminada.

El anteproyecto de investigación puede incluir la planeación del personal. El nivel de planeación dependerá del tamaño del proyecto. En todo caso, se hace necesario llevar a cabo algún tipo de proceso de planeación organizacional del proyecto que implica identificar, documentar y asignar roles y responsabilidades a los integrantes del equipo de trabajo; incluye también la contratación y organización del equipo de trabajo. A continuación se muestran los aspectos de la planeación del personal:

• Descripción del trabajo. Puede incluir habilidades, conocimientos y responsabilidades. En algunos casos, es preciso incluir las necesidades de entrenamiento que necesite la persona, ya que puede ser el caso que el proyecto requiera la ejecución de procedimientos especiales, que implican algún tipo de entrenamiento previo.
• Organización del equipo de trabajo. El diseño de un organigrama así sea sencillo, resulta ser de gran utilidad para mostrar gráficamente como está organizado el personal del proyecto y la manera como están relacionados. El nivel de detalle en el organigrama depende de la complejidad y tamaño del proyecto.
• Asignación de roles y responsabilidades.

  La planeación del personal implica la asignación de roles y responsabilidades que cada persona del equipo asumirá en el proyecto, hay que definir quién hace qué y quién decide qué; en lo posible, hay que hacer una descripción detallada de las actividades que cada quien debe realizar dentro del proyecto, de esta forma desde el inicio del proyecto el equipo tienen claridad sobre sus responsabilidades y su papel dentro del mismo. Una herramienta muy útil es el uso de la matriz de responsabilidades, la cual permite ver de forma clara el tipo de responsabilidad que los integrantes del equipo del proyecto tienen respecto a las actividades que se van a desarrollar.

• Plan de contratación. Con el plan de contratación se puede garantizar de alguna forma, que las personas que se requieren para el proyecto estarán disponibles en el momento oportuno y por el tiempo que necesite el proyecto. Por la misma naturaleza del proyecto, puede ser que no todas las personas deban estar desde el inicio, ni durante todo el tiempo, así que contar con un plan de contratación resulta ser muy útil para asegurar la disponibilidad del personal. Hay que dejar claro desde la fase del anteproyecto el tipo de contrato con el que se van a vincular las personas que van a formar parte del equipo de proyecto, el tipo de contrato tiene un impacto directo sobre los costos del proyecto.

Lectura complementaria

Involucra la planeación del proceso de compra de equipos, herramientas, insumos y demás bienes necesarios para la realización del proyecto; incluye también la contratación de servicios técnicos especializados.

Planear las compras del proyecto consiste básicamente en identificar las necesidades de suministro del equipamiento del proyecto. Dependiendo de la complejidad del proyecto, se hace necesaria la descripción de las características técnicas del equipo necesario, de igual forma hay que establecer la cantidad requerida.

Es necesario elaborar un plan de compras, donde se describa de manera clara y completa la fecha en que debe estar disponible el recurso, sus características y cantidad; en lo posible se puede incluir a los posibles proveedores. Algunos proyectos pueden ser de gran magnitud e implican unos procesos de compra más complejos que requieren de procesos de licitación o contratación.

El plan de compras debe incluir una descripción del procedimiento a seguir para realizar la compra, el nivel de detalle y descripción del plan dependen directamente de la complejidad del proyecto, donde se incluyan los documentos que se deben emplear para soportar la compra como pueden ser órdenes de compra, cotizaciones, evaluación de ofertas, órdenes de compra, facturas, órdenes de pago.

Dependiendo del tipo de proyecto o de la entidad que patrocina el proyecto, será necesario incluir un plan de evaluación y selección de proveedores, en caso tal habrá que definir qué aspectos se incluirán en la evaluación de proveedores así como el procedimiento a seguir.

Lectura complementaria

A nivel de la formulación del anteproyecto de investigación, los aspectos administrativos corresponden a la planeación de cuatro procesos: el tiempo, los costos, el personal y las adquisiciones.

• Planear el tiempo del proyecto involucra los procesos necesarios para terminar a tiempo el proyecto; estos procesos son la definición de las actividades, la secuencia de las actividades y la programación de las actividades.

• La planeación de los costos del proyecto de investigación consiste en asignar el presupuesto determinado a cada ítem del proyecto que se representa en recursos humanos, equipos, herramientas, insumos, etc. de forma tal que sea posible completar las actividades del proyecto.
• La planeación del personal implica realizar una descripción del trabajo que incluye habilidades, conocimientos y responsabilidades del personal, y organización del equipo de trabajo. En esta etapa se debe diseñar un organigrama para mostrar gráficamente cómo está organizado el personal del proyecto, es decir, asignar roles y responsabilidades para que el equipo esté mejor estructurado y sea más funcional; también se debe generar un plan de contratación para informar a las personas cuántos ingresos generaran al participar en este proyecto.
• Finalmente, la planeación de las adquisiciones consiste en identificar las necesidades de suministro del equipamiento del proyecto, involucra la planeación del proceso de compra y puede incluir un plan de evaluación y selección de proveedores.