No es nada casual que el tema de la productividad aparezca cada vez que analizamos los factores que inciden en la competitividad de nuestras empresas, pues este par de indicadores de desempeño gerencial están estrechamente relacionados y son la clave para el crecimiento y la expansión industrial hacia los mercados internacionales.

No obstante, es muy frecuente observar en la mayoría de las empresas claros síntomas de ineficiencia en el desarrollo de sus operaciones. Los altos precios y la deficiente calidad en el servicio son dos de las variables que han dejado fuera del mercado nacional e internacional a una gran cantidad de empresarios colombianos.

En la otra orilla, en cuanto a mejoramiento de procesos se refiere, se encuentra la mayor parte de las entidades financieras, las cuales se han apresurado a mejorar sus procesos de atención al cliente. Incluso, algunas de ellas han incorporado sistemas de atención en línea que proporcionan turnos de atención de manera expedita y controlada por medios electrónicos.

Gracias a estos nuevos procedimientos los tiempos de espera del usuario se han abreviado a tal punto que hoy en día resulta habitual ver a los usuarios del sistema financiero cómodamente sentados esperando su turno de atención. Por fortuna, aunque de manera lenta, este sistema también se viene implementando en algunas de las otrora arrogantes oficinas estatales.

Objetivo general

Manejar las técnicas de análisis del trabajo y simplificación de procesos.

Objetivos específicos

• Diseñar y justificar un puesto de trabajo.
• Explicar la finalidad de las técnicas de mejoramiento de procesos.
• Elaborar un diagrama de procedimientos.
• Argumentar los beneficios de la medición del trabajo.
• Diseñar un plano de distribución en planta.

Es común que todo estudiante o trabajador que aspire a gerenciar una empresa se pregunte: ¿cómo mejorar la eficiencia de una planta producción y elevar la productividad de la empresa? Precisamente, una de las mejores formas de responder a este interrogante es identificar procedimientos defectuosos.

Situaciones que evidencian problemas en los procesos productivos Analiza las situaciones que demuestran la existencia de problemas en los procesos productivos.

Cuando se presenta alguno de los síntomas anteriormente mencionados resulta necesario replantear los procesos de producción con el fin de reducir o eliminar la mayoría de las dificultades. De igual manera, cabe recordar que este proceso debe ser controlado por personas bien preparadas y competentes.

Importancia de mejorar los procesos.

Según la OIT (1983), consiste en el registro, análisis y crítica sistemática de todos los modos de trabajo existentes para llegar al desarrollo y a la aplicación de procedimientos más sencillos y eficaces. Este mejoramiento debe utilizar, con su máximo rendimiento, todos los elementos de los que dispone el puesto de trabajo con la finalidad de obtener incrementos significativos en la productividad.

Para implementar con éxito un proceso de mejoramiento de métodos, la gerencia debe estar animada por un permanente espíritu de mejora, lo cual se convierte en una necesidad pues lo contrario implicaría permanecer en un puesto estacionario o retroceder frente los competidores que se esfuerzan por progresar.

Una buena forma de hacer mejoras es a través de la simplificación del trabajo, tema que veremos más adelante.

El puesto de trabajo es el lugar donde un empleado ejecuta un trabajo material, es decir, el lugar donde realiza la labor para la que fue contratado. En el puesto de trabajo hay producción por parte del empleado y esta debe realizarse «con buena calidad, en el término de entrega previsto, al menor costo posible, lo cual significa consumir la menor cantidad posible de materiales, energía y tiempo» (OIT, 1983). El diseño de un puesto de trabajo debe responder a los siguientes interrogantes:

La instalación y mejora de un puesto de trabajo origina numerosas preguntas que se agrupan en listas que permiten pasar revista a los diversos aspectos del contenido del puesto (tareas) y de los métodos de trabajo (procedimientos).

Actividad de aprendizaje

La siguiente actividad de emparejamiento le permitirá poner en práctica las preguntas que plantea el diseño de un puesto de trabajo.

«La simplificación del trabajo se define como el camino para hacer más fácil y racional una tarea determinada» (OIT, 1983). De acuerdo a lo anterior, la simplificación del trabajo se relaciona de manera estrecha con el mejoramiento de los métodos inherentes a un determinado trabajo o labor.

De acuerdo con Carrasco (1964):

Este método ha de permitir la eliminación, o al menos la reducción al mínimo, de todo mal gasto en material, tiempo, espacio, energía, cuyo consumo es consecuencia de la ejecución de un trabajo determinado. Así pues, el resultado final será la puesta en práctica de un método de trabajo más sencillo, más rápido y más seguro que el que hasta el momento se venía utilizando.

A continuación se describen algunos aspectos del proceso de simplificación del trabajo:

• Principios y ventajas.
• Etapas.
• Técnicas.

Según la OIT (1983), la medición del trabajo consiste en la comparación de un estándar con un resultado del esfuerzo mental o físico de una persona. El valor esencial de la medición del trabajo radica en que proporciona una base útil para determinar la extensión del progreso y mejoramiento en el proceso productivo, mediante una comparación de lo que se ha hecho con lo que se está realizando. La medición del trabajo indica la cantidad, volumen o uniformidad del trabajo que se realiza.

Esta técnica es un medio para calcular el valor de un peso, como unidad monetaria, en términos salariales para un conjunto de responsabilidades asignadas a una persona. Es decir que calibra los esfuerzos productivos de los seres humanos.

Conozca los conceptos sobre objetivos, procesos y métodos de la medición del trabajo.

Aunque no resulta conveniente ignorar la medición técnica del trabajo en algunas actividades no duraderas o excesivamente ambiguas la determinación intuitiva de los tiempos puede resultar el camino más eficaz. En tal sentido, es importante conocer los distintos enfoques que se usan para medir el trabajo.

Enfoques de medición del trabajo Conozca los diferentes enfoques mediante los cuales se mide el trabajo.

En la galería de fotos de la derecha se exponen los problemas que soluciona la medición del trabajo.

Según la OIT (1983), la distribución en planta equivale al ordenamiento espacial interno y la podemos definir como la adecuación racional del espacio disponible para proporcionar las mejores condiciones al trabajo que se va a realizar; todo lo cual implica la búsqueda del emplazamiento más adecuado para la maquinaria, los equipos y los puestos de trabajo, dentro de un espacio ya disponible para la construcción, con el fin de facilitar la realización de todas las operaciones necesarias para la producción.

La distribución de los recursos de la planta incluye la ubicación de los departamentos en las instalaciones, así como la distribución de las personas y los equipos en cada departamento.

Esta distribución debe considerar «entre otros aspectos, el flujo de materiales, los costos de manejo y mantenimiento, la utilización de los equipos, la productividad de la planta, la efectividad de los empleados y la administración» (Leyva, 2015). La distribución de los recursos en la planta también afecta la satisfacción del cliente.

Objetivos de la distribución en planta Conoce los cuatro objetivos de la distribución en planta.

En la práctica, existen cuatro modos básicos de organizar las instalaciones: por procesos, por productos, por grupo de tecnología y distribución fija.

Si se tiene en cuenta el diseño de una instalación, existe una gran diferencia entre la distribución por procesos y la distribución por productos; la primera comienza por los edificios y luego sitúa los departamentos en el interior, mientras que la segunda empieza por el proceso y coloca los edificios alrededor de los equipos.

Es por esto que una vez establecida la distribución por productos puede resultar costoso el tratar de cambiarla, por lo cual los administradores deben examinar con cuidado la opción de preservación cada vez que se considere la posibilidad de optar por este sistema.

Escucha de qué trata el enfoque de preservación ambiental para el diseño de las instalaciones.

Organizar personas y equipos en una planta puede tornarse bastante complejo; razón por la cual, si una empresa decide agrupar piezas de equipos o actividades semejantes al distribuir el proceso, existen muchas alternativas de distribución para escoger. Cuanto mayor sea la cantidad de vías disponibles para enviar los productos a las instalaciones, mayor será la cantidad de distribuciones posibles.

En tal sentido, los siguientes son los principales aspectos a tener en cuenta a la hora de tomar decisiones relacionadas con la distribución en las instalaciones:

• Minimización de los costos de desplazamiento.
• Planeación sistemática de la distribución.
• Esquema de planeación para los centros de distribución.
• Distribución de oficinas.
• Implicaciones gerenciales.

El mejoramiento de procesos debe formar parte de las políticas de mejoramiento continuo de las organizaciones. No obstante, en el medio empresarial la mayor parte de la veces se acude a las técnicas de mejoramiento solamente cuando aparecen crisis como consecuencia de procesos ineficientes o quebrantados, cuyos síntomas generalmente se ven reflejados en conflictos laborales, altos costos, accidentalidad, demoras o fallas en el servicio al cliente.

En tal contexto, el mejoramiento de métodos aparece como una herramienta que permite optimizar racionalmente los recursos productivos. Las técnicas asociadas al mejoramiento de métodos son la simplificación del trabajo y la medición del trabajo.

Finalmente, la distribución en planta puede definirse como la ordenación del espacio disponible para proporcionar las mejores condiciones de trabajo. Consiste en diseñar espacialmente el emplazamiento racional más adecuado para la maquinaria, los equipos y los puestos de trabajo. Esta técnica es un complemento para el mejoramiento de métodos y procesos.