Dentro del marco empresarial, es frecuente encontrar cómo las estrategias competitivas están centradas en la gestión de calidad, en sus procesos productivos y en las innovadoras actividades comerciales, olvidando en algunos casos, que el garantizar un óptimo abastecimiento desde el punto de vista logístico como financiero, permite sembrar con bases sólidas los procesos consecuentes de la cadena de valor.

Cuando se hace mención a garantizar el abastecimiento desde el punto de vista logístico como financiero, significa que se debe propender por conservar la disponibilidad de los insumos y materiales requeridos para la operación, sin poner en riesgo el soporte financiero por medio de un elevado nivel de inventarios que conduzca a la reducción del capital de trabajo de la organización.

Se busca que el abastecimiento se realice en los tiempos requeridos, de acuerdo a la planificación de los procesos productivos y estrategias y ciclos comerciales, características de la oferta de insumos y de los mercados de oferta y demanda.

Por lo anterior, en esta unidad se presenta la gestión del abastecimiento, los proveedores, la planeación del abastecimiento y el sistema de compras; teniendo en cuenta, el desarrollo anterior relacionado a la logística.

Objetivo general

Identificar y destacar la importancia estratégica de las funciones logísticas realizadas por las organizaciones y sus proveedores, quienes comprometen la gestión, los recursos y las operaciones para satisfacer la demanda de los clientes al interactuar dentro de la cadena de suministro.

Objetivos específicos

• Reconocer el valor estratégico que tiene la gestión de abastecimiento dentro de las decisiones de la cadena de suministro y su impacto en la rentabilidad de la misma.

• Proporcionar los elementos necesarios para el proceso de preselección, selección y evaluación de proveedores, dada la importancia e interacción con la programación de operaciones y su compromiso de satisfacer la demanda de los clientes.

• Priorizar la utilización de herramientas técnicas en las decisiones del abastecimiento y su impacto en los resultados para el cumplimiento de las metas y estrategias organizacionales generadoras de valor.

La gestión de abastecimiento es el proceso que se encarga de organizar los insumos, materiales y materias primas para las funciones de producción.

Sus objetivos se orientan a prestar excelente servicio para sus clientes y sus funciones, se dirigen a calcular las necesidades, planear adquisiciones, hacer seguimiento, buscar los productos, comprar, evaluar, entre otras.

Es necesario comprender, que la gestión de abastecimiento también denominada proveeduría es una parte fundamental para el andamiaje de una empresa, pues desde allí es donde se activa el manejo de inventarios, la programación, la producción y demás acciones que van a dar como resultado la satisfacción de las necesidades del consumidor.

La gestión de abastecimiento debe permitir la tranquilidad en el abastecimiento, la garantía con respecto a los productos y/o materias primas, la programación adecuada de los inventarios, el conocimiento claro de los tiempos de respuesta para la realización adecuada del abastecimiento.

Para este tema se hace imprescindible relacionar el modelo SRM (Supplier Relationship Management - Gestión de las relaciones con los proveedores), ya que éste se basa en el flujo de información y permite que el proveedor establezca sus provisiones ante la demanda.

Los beneficios del SRM se dirigen hacia el logro de alianzas importantes con los proveedores, así mismo, se busca integrar al proveedor como un aliado estratégico de la empresa y como tal sus requerimientos, debilidades y fortalezas; al igual que el ritmo de trabajo para analizar, identificar y de ser necesario, redefinir, de forma tal que opere como un órgano más de la compañía.

Para el desarrollo de la estrategia de SRM, debe partirse de la clasificación de los proveedores bajo diferentes ópticas, como el volumen de mercancías transadas, la existencia o no de productos sustitutos y lo estratégicos que lleguen a ser los bienes que se manejen y en ocasiones, el respaldo que la marca del proveedor ofrezca.

Después de realizar la clasificación, los proveedores serán catalogados como P.P Proveedores Paretos y se busca cuáles son los puntos más sensibles en la relación que con estos existe.

Para que una organización cuente con buenos proveedores, es necesario realizar una preselección, selección y evaluación de las empresas que desean ocupar el cargo de proveedor:

• Preselección: la preselección se basa en realizar un filtro entre los diferentes proveedores y saber quiénes reúnen los criterios para ser un proveedor confiable.

• Selección: en la selección se trabaja con las empresas que hayan cumplido con el 100% de los requisitos incluidos en la preselección. En este proceso, se elabora una matriz con una serie de puntuaciones para cada área de análisis que requiere la empresa contratante.

• Evaluación: se requiere para hacer el seguimiento a los proveedores. La evaluación es necesaria para determinar con cuál proveedor se desea trabajar, considerando los siguientes principios:


1. Puntualidad
2. Calidad técnica
3. Calidad del servicio
4. Estabilidad de precios
5. Capacidad de respuesta
6. Cumplimiento con las cantidades solicitadas
7. Cumplimiento con la documentación y trazabilidad

Planear es lo más sugerido; sin embargo, no es una labor fácil y más si se trata de abastecer organizaciones. Para facilitar dicha actividad existe la matriz Kraljic, una estructura que permite analizar diferentes factores para poder hacer los primeros esbozos con respecto a la estrategia de abastecimiento.

La matriz Kraljic gira sobre dos ejes: la complejidad del mercado, marcándolo como alto o bajo; y el impacto en el negocio. Esto significa que un producto con complejidad del mercado baja, es un producto del cual se puede abastecer con facilidad, dada la amplitud de oferta y facilidad de consecución de dichos productos.

Por otra parte, un producto con complejidad del mercado alta, hace referencia a aquellos donde las fuentes de abastecimiento son reducidas y demandan un esfuerzo superior para poder conseguirlos.

En la matriz se establecen cuatro (4) cuadrantes: materiales no estratégicos, materiales estratégicos, materiales especializados y materiales cuello de botella; los anteriores, se explican a través de una interactividad.

El sistema de compras, tiene por objetivo dar seguimiento a los procesos de compras (nacionales e internacionales), desde el momento en que un departamento de la empresa (usuario) realiza una solicitud de compra, hasta que el producto ha sido recibido por este.

Para que un sistema de compras se lleve en completo orden y salga exitoso, se deben tener en cuenta los siguientes factores:

• Recepción de bodegas en inventario
• Evaluación de costos
• Proveedores
• Tiempos de entregas de pedidos
• Necesidades del usuario

Además, en un sistema de compras es indispensable tener presente la etapa o ciclo de compras, para que no se vean afectadas las compras, los proveedores, las cuentas, entre otros aspectos que pueden afectar la organización.

Las compras afectan directamente los costos logísticos y el nivel de servicios para los clientes, por esta razón es importante mantener proveedores confiables que garanticen el flujo de materiales y por ende el cumplimiento de la demanda de los clientes, tanto en cantidad como en tiempo.

Un efectivo proceso de preselección, selección y evaluación de proveedores, permite desarrollar una alianza estratégica con los mismos y de esta manera obtener beneficios en la gestión de abastecimiento; por ejemplo, reducción de inventarios de las dos partes, cumplimiento de la planeación de producción y el más importante: satisfacer las expectativas del cliente.