La importancia de esta asignatura, se encuentra en la presentación integral de los conceptos teóricos y herramientas prácticas que se relacionan con la gerencia de proyectos, y que le permiten al administrador de empresas desarrollar competencias, las cuales ejercidas en un contexto particular, le faciliten la gerencia de proyectos de manera proactiva y así aumentar su probabilidad de éxito a nivel profesional y contribuir al bienestar de la sociedad, mediante acciones de responsabilidad social y empresarial.

En la presente unidad, se presentan temas muy importantes en el ambiente laboral, así como el proceso de reclutamiento de personal que comprende: la convocatoria, el perfil para el cargo, los recursos humanos, el manual de evaluación, desarrollo del equipo de trabajo y la resolución de conflictos.

Esta unidad consiste en el reclutamiento, convocatoria, selección de personal y más.

Objetivo general

Identificar el proceso de reclutamiento.

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Objetivos específicos

• Estudiar el proceso de reclutamiento.
• Explorar la determinación de actividades.
• Conocer la elaboración manual de evaluación u oficios.
• Reconocer la evaluación de oficios.
• Describir la valoración de cargos.
• Identificar el desarrollo del equipo de trabajo.
• Indagar sobre los métodos de resolución de conflictos.

Un gerente de proyecto, cada día se enfrenta a nuevos retos como la gestión estratégica del talento humano; en el cual, con base en las necesidades técnicas y requeridas por el proyecto, deberá definir la estructura organizacional y los perfiles de los cargos que necesita para la adecuada ejecución del proyecto. Es allí, en donde se determinan las responsabilidades a ejecutar, las capacidades técnicas que requiere, (competencias del saber hacer) así como las competencias blandas (competencias del ser) y demás habilidades que solicita el colaborador para su proyecto.

Primero, debe realizar la convocatoria, en esta etapa, se definen todas las especificaciones necesarias para el reclutamiento de los cargos que demanda el proyecto.

El proceso de reclutamiento consiste en cuatro (4) fases:

1. Requisición de empleado: documento que indica toda la información sobre la vacante.

2. Análisis de las fuentes de reclutamiento: dónde se puede encontrar a los candidatos más opcionales para el cargo.

3. Elección de los medios de reclutamiento: anuncios utilizados para informar sobre la vacante (prensa, radio, televisión, Internet), volantes, folletos y más.

4. Elección del contenido del reclutamiento: información precisa sobre la vacante: requisitos, perfil de los aspirantes al cargo.

Lectura complementaria

Para determinar las actividades, se debe tener en cuenta la estructrua organizacional, definición del perfil y el reclutamiento:

Estructura organizacional

La estructura organizacional básica, se define de acuerdo a las demandas internas del proyecto. Por ejemplo, una estructura organizacional básica que se establece con los procesos definidos previamente para el desarrollo del proyecto. Pulsa aquí para observarla.

Definición del perfil

Existen diferentes maneras para definir el perfil de un cargo.

Reclutamiento

El reclutamiento se define como “el proceso para atraer a los individuos de manera oportuna, en cantidades suficientes y con las cualidades apropiadas, de manera que presenten su solicitud para ocupar los puestos disponibles en una organización.”^[1]

El manual de funciones es un documento que presenta información sobre aspectos organizacionales necesarios para la realización del trabajo.

Es un compendio que describe cada una de las diferentes funciones correspondientes a cada cargo dentro de la organización. Busca responder a dos preguntas básicas: ¿qué hace? y ¿para qué lo hace? De esta manera, elimina problemas de duplicidad en las labores, detectando ineficiencia en el desempeño, responsabilidades no definidas o nombres inapropiados para los cargos, equilibrando funciones, tecnificando actividades y prestando a la empresa una serie de beneficios importantes en el manejo de sus colaboradores^[1].

Mira el siguiente video y observa por qué es importante utilizar un manual de funciones.

Para realizar la evaluación de oficios, se debe especificar:

Análisis de puesto

El análisis de puesto es un conjunto de tareas que deben realizarse para que una organización logre sus metas. Puede requerir los servicios de una o varias personas.

El análisis de puesto responde a 6 preguntas clave. En ese análisis, también se requiere conocer las destrezas y habilidades de la persona, la evaluación de desempeño; es decir, que también cumpla con los deberes especificados. Es importante, conocer el valor monetario del cargo; identificar las condiciones de seguridad y de salud; especificar las relaciones laborales de transferencia o promoción.

Puede ver los tipos de datos que se recopilan en un análisis de puesto dando clic aquí.

Mira el gráfico de la derecha y reconoce el caso aplicado para el cargo del gerente de proyecto. Repasa el conocimiento adquirido con la siguiente actividad de repaso.

Para la valoración de cargos, se realiza un análisis de las hojas de vida que han llegado del proceso de reclutamiento, con ello, se desarrolla el estudio sobre los posibles candidatos que más se ajustan a cada uno de los requerimientos del cargo.

El éxito de la selección de personal, está en escoger al candidato más idóneo para el cargo, teniendo en cuenta las variables de adaptabilidad a la cultura organizacional y al grupo de trabajo.

Conozca las fases y el proceso de selección del personal.

En la actualidad, las organizaciones buscan personas integrales que se adapten a los cargos y que posean habilidades y actitudes que los hagan capaces de gestionar el cambio y el cumplimiento de objetivos organizacionales, no solo buenos profesionales o buenos técnicos, sino excelentes seres humanos.

Ponderación de factores en la evaluación

En la organización, es necesario evaluar todos los factores; por esa razón, se deben delimitar muy bien y establecer la ponderación para cada uno de ellos, determinando cuáles son los factores obligatorios y los complementarios.

Algo interesante con respecto a los factores, es que cada candidato es diferente, Por lo tanto, se debe buscar el que más se ajuste al cargo, teniendo en cuenta, que no existen candidatos que se adapten 100% a todos los factores.

Lectura complementaria

Para desarollar un equipo de trabajo, se debe realizar un proceso de cinco etapas.

Sin embargo, existen otras consideraciones para desarrollar un equipo de trabajo con alto rendimiento:

• Capacidad de solución de problemas

• Disponibilidad

• Experiencia tecnológica

• Credibilidad

• Contactos políticos

• Ambición, iniciativa y energía

Para realizar un repaso, por favor haga clic en éste vínculo y desarrolla la actividad de repaso.

Lectura complementaria

En el ambiente laboral los conflictos son inevitables. En muchos casos, el origen de esos conflictos resulta en las prioridades del cronograma, el estilo personal de trabajo, la escasez de recursos, entre otros.

La guía del PMBOK ha establecido seis (6) técnicas generales de resolución de conflictos:

• Apartarse/Eludir. Retirarse de una situación de conflicto real o potencial.

• Suavizar/Reconciliar. Hacer hincapié en los puntos de acuerdo, más que en las diferencias.

• Consentir. Buscar soluciones que aporten un cierto grado de satisfacción a todas las partes.

• Forzar. Imponer su propio punto de vista a costa de los demás; ofrece únicamente soluciones de tipo ganar-perder.

• Colaborar. Incorporar múltiples puntos de vista y visiones a partir de perspectivas diversas; conduce al consenso y al compromiso.

• Confrontar/Resolver problemas. Tratar un conflicto como un problema que debe resolverse mediante el examen de alternativas; requiere una actitud de concesión mutua y un diálogo abierto.

El reclutamiento de personal es una actividad clave para el proyecto; esta relacionado con la gestión del talento humano, que constituye uno de los cuatro desafíos de la gerencia: hacer centro en las capacidades.

En la convocatoria, se definen todas las especificaciones necesarias para el reclutamiento de los cargos que requiere el proyecto, conformando la estructura organizacional interna necesaria para el desarrollo del mismo. Se define el perfil y los requerimientos del cargo y se procede al reclutamiento de las personas oportunas que van a ocupar los puestos disponibles para el proyecto. En este proceso, la elaboración del manual de funciones es fundamental, por que aporta información sobre los aspectos organizacionales necesarios para la realización del trabajo. La evaluación del oficio, aporta elementos sobre el conjunto de tareas que deben realizarse para que la organización logre sus metas.

En todo el proceso, la valoración del cargo, a partir de factores obligatorios y complementarios, contribuye a realizar una selección de talentos, cuyo aporte es seleccionar la mayor competitividad; quiénes serán los mejores candidatos para conformar los equipos de alto rendimiento para el proyecto y solucionar los conflictos cuando éstos inevitablemente aparecen, pero que solucionarán con inteligencia.

Al finalizar el contenido de la unidad, lo invito a observar el video.