Los estados financieros son informes preparados por los contadores de las empresas y supervisados por quienes desempeñan la función de administradores y se consolidan como el medio principal con el que cuenta la gerencia de una compañía para suministrar información contable y económica a quienes no tienen acceso directo a cada uno de los registros contables de la empresa, pues es a través de éstos en los que se refleja, a una fecha o durante un periodo determinado, el efecto de la recopilación de todas las transacciones financieras realizadas.

Por lo anterior, la información debe ser soportada adecuadamente, cuantificada y presentada, a través de diversos mecanismos.

De otra parte, es preciso tener en cuenta que los estados financieros se presentan con base en una “empresa en marcha”; esto quiere decir que no hay ninguna intención de liquidar la compañía.

Cualquier incertidumbre relacionada con la continuidad de un negocio debe ser revelada por la empresa antes de entregar la información a disposición del público.

Objetivo general

Comprender y conocer cómo a partir del proceso contable, como parte esencial en el desarrollo de la actividad económica de una organización, se generan los estados financieros básicos: el balance general, el estado de resultados cambios en el patrimonio, flujo de efectivo y situación financiera; este último, actualmente válido en Colombia.

Objetivos específicos

• Comprender las normas básicas para la preparación y elaboración de estados financieros.
• Reconocer y diferenciar los elementos de los diferentes estados financieros, elementos identificados como activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos.
• Conocer y comprender la estructura de los estados financieros básicos: balance general, estado de resultados, cambios en el patrimonio, flujo de efectivo y situación financiera; este último, actualmente, válido en Colombia.

Definir los elementos de los estados financieros, de acuerdo con el Marco Conceptual del IASB, obliga a distinguir entre aquellas cuentas que afectan la situación financiera y las que se relacionan directamente con la actividad.

En las primeras se encuentran los activos, pasivo y el patrimonio, y en las segundas, los ingresos y gastos.

No todos los ingresos y gastos se dan por efectos de incremento o disminución del beneficio económico generado por la actividad de la compañía; por ejemplo, hay gastos por depreciación o ingresos por valorización de activos.

Es una estructura financiera que presenta los recursos de una compañía y la manera como consiguió esos recursos: si fue a través de financiación interna o externa.

En este estado financiero se observa el cumplimiento de la ecuación contable, en tanto muestra el equilibrio entre los activos, pasivos y el patrimonio de una empresa.

Se puede afirmar que el balance general ofrece la información más valiosa del negocio, pues le permite conocer a los empresarios, socios o inversionistas el estado de las deudas de una compañía, lo que se encuentra pendiente de cobrar y el capital disponible a corto plazo.

Este estado refleja tanto los ingresos obtenidos por la empresa como los gastos y costos en que ésta incurrió durante un período determinado y que le permitió generar utilidades.

Es un estado que debe presentar de manera detallada por cuanto la información que de allí se obtiene es importante para conocer la situación operacional real de la compañía.

Vale precisar que es muy diferente hablar de un estado de resultados de una empresa comercializadora de una empresa industrial; en la primera se debe mostrar el costo de ventas que corresponde con las mercancías que se han vendido con el fin de determinar si hubo o no un margen bruto de utilidad que pueda soportar los otros gastos de la compañía y mantener o maximizar capital invertido en el negocio.

En el caso de las empresas manufactureras o industriales el costo de ventas que se refleja en el estado de resultados es un concepto más elaborado por cuanto en éste se muestran, además del costo de ventas, las diversas erogaciones en que incurrió la compañía para elaborar el producto final que sería comercializado (costo de producción): mano de obra, material de empaque, materia prima, costos indirectos de fabricación, entre otros.

Sin embargo, independientemente al tipo de sociedad y a la actividad que se desarrolle, un estado de resultados debe determinar los resultado de la compañía clasificando y separando los ingresos de los gastos, bien sea por naturaleza o por funcionalidad. Igualmente, se hace la disociación entre gastos operacionales y no operacionales e ingresos ordinarios y extraordinarios.

El estado de cambios en el patrimonio refleja información de los aumentos o disminuciones en los activos netos de la compañía.

La elaboración del estado de cambios en el patrimonio es un estado sencillo que muestra las variaciones patrimoniales; y lo que lo hace importantees que a través de este informe se identifican las causas y naturaleza de esos cambios.

El esquema que muestra la situación patrimonial es similar en las organizaciones.

Cuando desde la administración se habla de este estado financiero se piensa en un informe que muestra, por un periodo, tanto las entradas como las salidas del efectivo, permitiendo evaluar la capacidad del negocio para generar liquidez, como un punto clave para la toma de decisiones en una empresa.

Los flujos de efectivo - desde la normativa vigente – se generan por actividades de operación, de inversión y de financiación.

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en el pronunciamiento No. 8 y la Norma Internacional de Contabilidad No. 7 (NIC 7), han establecido que el objetivo principal del flujo de efectivo es mostrar información respecto de los recaudos y desembolsos de efectivo de un ente económico, durante un período, de manera que los usuarios tengan elementos que les permitan, entre otros:

• Examinar la capacidad de la compañía para generar efectivo.
• Determinar cuáles son las necesidades de liquidez de la compañía.
• Evaluar la capacidad de la empresa para atender sus obligaciones.
• Analizar los cambios originados en el efectivo por actividades: operación, financiación e inversión.

Es uno de los estados financieros básicos de propósito general que define la normativa colombiana en los artículos 21 y 22 del Decreto 2649 de 1993.

Se prepara con base en el balance general y el estado de resultados; y esta es quizás una de las razones para que desde la normativa internacional contable no se contemple el uso de este estado financiero.

Su definición está orientada hacia la evaluación del capital de trabajo: activo corriente menos pasivos corrientes, dentro del período corriente y este aspecto es significativo para un administrador ya que un aumento de capital de trabajo, casi siempre, se origina por una generación mayor de fondos muchas veces derivado de las cuentas por cobrar.

En conclusión, el estado de cambios en la situación financiera es un estado que resume las actividades de inversión y financieras de una compañía; su propósito fundamental es explicar las razones que existieron para que se presentaran cambios en el capital de trabajo de la empresa para lo cual se muestran los orígenes y aplicaciones de los recursos.

Los estados financieros son informes que tienen su origen en los registros de contabilidad y que informan en términos monetarios sobre cómo va un negocio y si este es o no rentable.

Las personas generalmente usan los estados financieros para determinar cuáles son los resultados (ganancias o pérdidas) del ente económico, con qué capital cuenta, qué recursos tiene y cuáles son sus obligaciones, entre otros interrogantes.

También es necesario tener presente que además de los estados básicos se encuentran otros informes y reportes contables como:

• Los estados contables consolidados: Son los mismos estados contables básicos, sólo que revelan la información de un grupo de entidades contables.
• Los estados contables específicos, por ejemplo: informe de costos y/o producción, información por segmentos, informe de operaciones de caja, etc.
• Los reportes contables: Corresponden a los informes que prepara la empresa para satisfacer los requerimientos de información de algunos entes de control.

Cada estado proporciona información diferente la cual permite a los usuarios de la información evaluar el desempeño de la empresa y tomar decisiones sobre el negocio.