Por lo general, en compañías industriales o comercializadoras, los inventarios son el principal activo, pues es el recurso con el que cuenta para desarrollar su actividad, para vender o transformar. Y es allí donde se sustenta la importancia de la contabilidad de los inventarios, ya que gracias a ella se pueden establecer datos de costeo de productos y de indicadores, tales como la rotación de los inventarios.

Según la actividad principal de cada organización los inventarios pueden ser: materia prima, productos terminados, mercancía no fabricada por la empresa, entre otros; y sin importar de qué tipo de inventario se trate es necesario que se tenga un adecuado stock, ya que de ello dependen las operaciones de compra, venta y producción que tendrán una incidencia directa sobre los resultados de una compañía, como en las utilidades que le generaran flujos de efectivo y le permitirán tener un adecuado ciclo financiero.

Lo anterior explica por qué el inventario hace parte de los activos circulantes de una empresa.

Lectura complementaria

Objetivo general

Comprender y conocer los diferentes métodos para gestionar, desde el ciclo contable, los inventarios de una compañía.

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Objetivos específicos

• Comprender y organizar los movimientos contables relacionados con los inventarios.
• Reconocer el efecto de la aplicación de los diferentes métodos de valuación de los inventarios para una compañía.
• Comprender la importancia de la buena gestión sobre los inventarios de una compañía.

Los inventarios, sin importar su tipo, son generadores de ingresos y hacen parte de los activos corrientes de la compañía. Estos se obtienen con el propósito de venderlos o usarlos como insumos para desarrollar procesos de producción, manufactura o producción.

Por lo general, en las empresas industriales o comercializadoras los inventarios son su principal activo, pues es el recurso con el que cuenta para desarrollar su actividad, vender o transformar.

La anterior, entre otras razones permite sustentar la importancia de la contabilidad de los inventarios ya que gracias a ella se pueden establecer datos de costeo de productos y de indicadores como la rotación de inventarios.

De otra parte, cada una de las etapas del macro proceso de inventarios soporta los registros contables de los movimientos de los inventarios de la compañía.

En Colombia existen dos sistemas de inventarios: permanente y periódico.

El sistema de inventarios periódico, no es tan usual en las empresas del país, pues generalmente se gestiona en compañías muy pequeñas.

Bajo este sistema las organizaciones deben siempre hacer conteos físicos de inventarios para establecer cuál es su stock en un momento determinado, situación que no ocurre con el sistema de inventarios permanente, ya que en éste se conoce contablemente,y en cualquier momento, el saldo del inventario.

Bajo el sistema de inventarios periódico, no se conoce el saldo de los inventarios sino hasta la realización de un conteo físico de los mismos, pues contablemente no se dan movimientos en la cuenta de inventarios.

Este sistema trabaja bajo el esquema de entregar datos e información después de un periodo de tiempo determinado, que es cuando se realizan los conteos físicos de productos y se establecen los saldos de un producto.

Es poco empleado en las empresas de Colombia y por esa razón se dará mayor énfasis al sistema de inventarios permanente.

También es conocido como inventario perpetuo, y facilita el control por medio de una tarjeta de Kárdex que permite llevar un registro de: las unidades que entran y salen, el valor de compra, la fecha de adquisición, y el valor y unidades de salida; de manera que en todo momento se puede conocer cuál es el saldo y valor de las existencias.

En este sistema la empresa mantiene un registro continuo del inventario. Por tal razón, en cualquier momento se puede determinar costo de ventas y costos de inventarios finales.

Adicionalmente esta clase de inventario permite un alto grado de control sobre los elementos de la empresa y ayuda a los administradores a tomar mejores decisiones sobre qué y cuánto comprar debido a que cualquier movimiento en los inventarios es registrado contablemente afectando al cuenta de inventarios.

Los métodos de valuación de inventarios son técnicas que se usan para determinar el costo de ventas del inventario de una compañía y determinar el valor monetario de las existencias finales.

Este proceso es muy importante para una compañía cuando los precios de adquisición de las mercancías tienen variación.

Existen diversos métodos de valuación, entre éstos se encuentran tres principales como son:

• Primeros en Entrar Primeros en Salir – PEPS
• Últimos en Entrar primeros en Salir – UEPS
• Costo promedio constante o promedio ponderado

Adicionalmente, a los tres anteriores, se encuentra el método retail.

La filosofía de este método es la de dar salida de inventarios a los productos que se adquieren primero. Bajo este sistema la dinámica de inventarios funciona así:

• En cuanto se agota el saldo más antiguo de inventarios, se utiliza la siguiente partida con su costo de adquisición.

• El inventario queda valorado al costo de compra más reciente.

• Los saldos de inventarios reflejan las compras más recientes.

En la página 13 y 15 del documento maestro encontrará un ejercicio del manejo del método PEPS en una tarjeta Kárdex. Éste le permitirá afianzar lo estudiado respecto al trabajo de esta estrategia en los inventarios.

Bajo este Sistema UEPS (LIFO), lo primero que se despacha en una compañía es lo último que se ha adquirido. En este método ocurre todo lo contrario al PEPS.

El supuesto usado es que las mercancías que se adquieren de último son las primeras que deben despacharse, por lo tanto el costo de la mercancía vendida se valora al último costo de adquisición.

Algunas ventajas y desventajas de este método corresponden a:

• El valor del inventario final es menor ya que se está utilizando precios más bajos.
• Al tener un costo de ventas mayor, por la valoración con los últimos precios, esto genera una utilidad menor y por ende disminuye la base en el impuesto de renta.
• Exige un mayor control por cada línea de producto.
• La compañía puede presentar un saldo en sus inventarios que no sea real o este alejado de las condiciones reales del mercado.

Para afianzar la aplicación del método UEPS, en el documento maestro, páginas 15 a la 17, se plantea un ejemplo y un ejercicio sencillo.

Este método se basa en el costo promedio del inventario durante un período determinado. Se determina dividiendo el costo de los bienes disponibles para la venta, entre el número de unidades útiles.

Cuando una compañía utiliza el promedio ponderado debe calcular, después de cada compra realizada, un nuevo costo promedio debido a que la determinación del valor, tanto del inventario final como del costo de ventas, se basa en éste.

Generalmente, se dice que este método de valoración intermedio, porque no toma ni los precios más antiguos ni los más recientes, solo se establece un promedio. En el sistema de inventarios periódico al inventario final se le asigna el valor promedio, mientras que en el sistema permanente el precio se debe ir cambiando cada vez que se compre a precios diferentes.

En el documento maestro, páginas 18 a 20, encontrará un ejemplo y un ejercicio que ayudará a comprender mejor la aplicación del método promedio ponderado.

El método de valuación retail es una técnica de valoración de inventarios que utilizan las compañías comercializadoras de grandes cantidades de productos terminados; por ejemplo, ferreterías, droguerías y los grandes almacenes de cadena.

Este método se basa en el supuesto que debe determinarse el precio de la venta de la mercancía disponible en el momento de la compra de la misma bajo la aplicación de una fórmula en especial.

Adicionalmente, con este método se controla el inventario por unidades, que se manejan por lotes o referencias y se les ha establecido un precio de venta a partir de un costo de compra adicionado en el margen de utilidad, acordado por la dirección de la compañía.

Este precio de venta generalmente está dispuesto en cada artículo, ya sea por etiqueta o código de barras.

Las compañías con actividad comercial o de manufactura tienen un activo importante que deben gestionar y manejar adecuadamente; ese activo es el inventario de mercancía.

El inventario es la mercancía que una compañía tiene para la venta o aquellos productos, materiales o materia prima que van a ser transformados o usados en la producción o transformación.

En esta unidad se describieron los dos sistemas de inventarios: permanente y periódico, así como los registros contables de las compras y ventas bajo los dos sistemas cuyo diferenciador principal está en el registro del inventario y del costo de ventas.

De otra parte, existen varios métodos de valuación de inventarios, los de mayor uso son el método UEPS, PEPS y Promedio Ponderado. La aplicación de cualquiera de los métodos señalados permite determinar: el valor del inventario final, el costo de las unidades vendidas y el resultado operacional de la compañía, su utilidad o pérdida en la venta o elaboración de los productos o mercancía.

Finalmente, el asunto de los inventarios se convierte más en un tema de decisión sobre: cuál es el sistema a utilizar, cuál es el método de costeo que debe emplearse y como debe estimarse el costo real del inventario final, porque cuando los precios cambian significativamente, el valor de los inventarios, dependiendo el método de valuación que se utiliza, también cambia en una forma importante y altera los resultados de la compañía.