Tratados los temas de activos, pasivos y patrimonio, cuentas y codificación del PUC, es posible abordar la importancia que tienen los asientos contables con el reconocimiento y la medición de los hechos económicos.

Lo anterior, fortalece en la contabilidad el proveer información para la toma de decisiones de cualquier índole en una empresa, ya sea de tipo financiero o administrativas, ya que presenta información a los diferentes usuarios.

Cabe anotar que el reconocimiento y la medición de los hechos económicos están directamente relacionados entre sí. Mientras que el primero presenta los estados financieros en las transacciones económicas, la segunda, es decir la medición, está asociada al valor por el cual van a ser reconocidas esas transacciones en la contabilidad de una empresa: ya sea si se registran a un costo de adquisición o costo histórico o, si por el contrario, deben reflejarse en la contabilidad a valor de mercado.

Lectura complementaria

Objetivo general

Registrar y reconocer en asientos contables los hechos económicos que se suceden en una compañía.

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Objetivos específicos

• Comprender el proceso contable en el reconocimiento de un hecho económico.
• Aplicar el principio de causación y partida doble en el reconocimiento de las transacciones de una compañía.
• Registrar transacciones básicas de una compañía.

El origen de lo que se entiende por partida doble proviene del trabajo realizado por el monje italiano Fray Luca Paccioli, en algunos espacios reconocido como el padre de la contabilidad, quien establece que no hay deudor sin acreedor ni viceversa.

Es decir, que cada hecho económico que se suceda en una compañía debe tener una contrapartida: salida y entrada. Por ejemplo, cuando una empresa requiere financiación y adquiere un préstamo bancario, en esa transacción de préstamo se están interrelacionando una entrada de efectivo con una deuda.

Volviendo a la transacción del préstamo y pensándolo desde los elementos de los estados financieros, que son activos, pasivos y patrimonio, la transacción implica un incremento a un activo o recurso y un incremento de un pasivo o una deuda.

La manera cómo se presente la información contable es determinante para la toma adecuada de decisiones en la empresa. Y una manera útil de presentar la información contable con todos sus registros es a través del reconocimiento de un hecho económico que es el proceso mediante el cual se agregan a los estados financieros las transacciones realizadas por una compañía que cumplen las características para ser reconocidas como algún elemento de estados financieros, ya sea activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o costos.

El reconocimiento en mención se realiza a partir de los asientos contables, ya sean simples o compuestos, ya que permite registrar todas las transacciones de una compañía en lo que se conoce como cuenta.

Como se mencionó anteriormente, un asiento contable es la imputación de un hecho económico en el que se registran las cuentas de todas las transacciones de la compañía. Dichos asientos pueden dividirse en tres grandes categorías:

• De apertura: corresponden a los registros contables iniciales que se efectúan en la contabilidad de una empresa y que generalmente obedecen al acto de constitución de una compañía.
• De movimiento: éstos se elaboran en la cotidianidad de la empresa.
• De cierre: actividad previa a la generación de estados financieros, pues con ella se determinan los resultados del ejercicio de un período determinado.

También se encuentran los asientos de ajustes que corresponden a los registros que se realizan de manera posterior al proceso de reconocimiento de las transacciones corrientes de una compañía y antes de generar los libros contables y estados financieros.

Por norma general los registros se soportan en comprobantes de diario debidamente marcados y fechados, ya que el uso de la cuenta T es tan sólo un borrador del trabajo de registro contable.

Por la razón anterior que el trabajo se centrará en estructura de comprobantes de diario.

Lectura complementaria

Son documentos que garantizan la ocurrencia de los hechos económicos registrados en la contabilidad de una compañía, convirtiéndose en medio de prueba ante terceros y en el soporte de las entradas de datos al sistema de información contable.

Un sistema de información contable, cualquiera sea su procedencia, debe soportarse a partir de documentos que evidencien la ocurrencia real de cada uno de los hechos económicos incluidos en los informes contables o financieros.

Dichos soportes, a su vez y para su validez, deben cumplir con una serie de requisitos como el no tener ningún borrón, tachón o enmendadura.

La necesidad de que una empresa lleve su propia contabilidad es un hecho del ámbito mundial en el que normalmente se ha obligado a que todos los negocios legalmente constituidos registren su historia clara completa y fidedigna.

Lo anterior, no solo para alcanzar un beneficio propio sino también de faciltar las actividades de los diferentes públicos que impacta la labor de la compañía.

Los libros de una entidad están soportados en todas sus actividades realizadas, y la ley los ha dividido en auxiliares y principales y deben ser registrados ante Cámara y Comercio con el fin de dar validez y otorgar seguridad sobre la actividad económica y demás acciones que desarrolle una empresa.

Los libros que obligatoriamente debe llevar una compañía son: el libro de actas, libro registro de accionistas o socios, libro diario, mayor, inventario y balances.

Ahora se presenta un ejemplo práctico de los diferentes asientos contables que se realizan en una compañía. Para su completa interpretación y aplicación es necesario tener claras las temáticas tratadas en unidades anteriores y que están directamente relacionados con la actividad practica que se propone y que se resumen así:

1. La contabilidad es un sistema de información que clasifica, resume, registra y permite observar todas las transacciones que ha realizado una compañía. Este sistema es de obligatoria incorporación en los procesos de toda clase de negocio (industrial, comercial, servicios) y debe cumplir con la normativa legal contable vigente en el país.
2. La manera en que en la contabilidad se clasifica y codifican las transacciones está regulada por el Plan único de Cuentas, aplicable al sector en el cual se ubica la actividad de la empresa.
3. En el registro de toda transacción económica se deben observar los principios básicos de la contabilidad como asociación, medición, realización y período, entre otros; y debe estar adecuadamente soportada en documentos válidos.
4. Los registros contables se realizan a través de asientos de contabilidad, los cuales muestran la imputación contable de cada transacción. Esos asientos de contabilidad permiten observar las afectaciones que las transacciones ocasionan en cada uno de los elementos de los estados financieros (activos – pasivos - patrimonio).
5. Los asientos se realizan en el inicio del negocio, durante la operación y al cierre de todo periodo contable.

El proceso contable le permite a los administradores de una compañía saber cómo va el negocio. A partir del desarrollo de su actividad económica se realizan múltiples transacciones como comprar suministros, vender productos, pagar servicios, recibir efectivo, entre muchas otras transacciones.

Estas transacciones deben ser registradas a través de asientos contables que den cuentan de los hechos económicos y del equilibrio de su registro.

La realización de asientos contables implica tres momentos fundamentales:

• Cuando se crea la compañía (asientos de apertura).
• En desarrollo de la actividad económica del negocio (asientos de movimiento contable).
• Cuando se cierra el período contable (asientos de ajuste y de cierre).

Los asientos de ajuste y de cierre obligan a hacer cálculos relacionados con la depreciación de la propiedad planta y equipo de la compañía, el reconocimiento de obligaciones contingentes y laborales vía pasivos y los cálculos de provisiones sobre las cuentas por cobrar a los deudores de la compañía, entre otros.

Una vez se han realizado los asientos de ajuste y el cierre de la cuenta de pérdidas y ganancias (cuentas nominales) para establecer la utilidad deben hacerse los registros en los libros de la compañía, para desde ahí generar los estados financieros de la empresa.