En la unidad anterior se estudió el concepto de organización (como una entidad) y cómo ésta ha venido evolucionando; en la presente unidad los temas que se desarrollarán son las estructuras y los procesos que experimentan las organizaciones y, adicionalmente, se conocerán qué son y cuáles son los tipos de organigramas.

Estos temas son importantes para las organizaciones ya que son los métodos que utilizan para organizar sus puestos de trabajo, objetivos y a su vez como información para los empleados y el público externo.

Objetivo general

Comprender claramente la estructura organizacional, los procesos y los organigramas.

Objetivos específicos

• Entender el uso y propósito de la estructura organizacional.
• Conocer para qué sirven los procesos empresariales.
• Analizar qué son, para qué sirven y cuáles son los tipos de organigramas que se usan en las organizaciones.

El tema de Estructura Organizacional es tal vez uno de los más conocidos y aplicados en las empresas, éste ha experimentado muchos cambios en sus enfoques y su perspectiva, la cual es generalmente cuestionada y reevaluada en la búsqueda de la eficiencia y la flexibilidad que le permita y/o facilite el éxito en las organizaciones.

El estudio de la estructura organizacional ha sido de gran interés no solamente para los profesionales y directivos en las organizaciones, también es parte significativa en el campo de la gestión; en efecto, algunos escritores a comienzos del siglo XX consideraban el tema de la estructura como una parte importante de la organización del trabajo; además, inicialmente clasificaban las estructuras organizacionales en dos tipos: las estructuras formales y las estructuras informales, sin embargo, la evolución del tema, los nuevos enfoques han generado que actualmente esta clasificación vaya mucho más allá, lo que a su vez contribuyó a la adición de nuevas estructuras organizativas.

Existen diversos tipos de estructuras entre las más conocidas se encuentran las estructuras organizacionales comunes y las estructuras de red.

Tal como su nombre lo indica las Estructuras organizacionales más comunes son las que se utilizan con mayor frecuencia en las organizaciones, son también conocidas como las estructuras organizacionales básicas, entre estas se encuentran:

• Estructura por función
• Estructura por producto
• Estructura por área geográfica o región
• Estructura matricial
• Estructuras combinadas o hibridas

En la actualidad es común encontrarse diversas estructuras organizacionales como las estructuras comunes (aquellas que tradicionalmente se han manejado por las empresas) y las estructuras contemporáneas o estructuras de red, éstas son bastante diversas y se clasifican en redes simples y complejas.

Redes simples

Son aquellas empresas en donde la cantidad de actividades primarias, de apoyo y la magnitud de las mismas, son limitadas con otras redes.

Redes complejas

La magnitud y la cantidad de actividades con el exterior son ilimitadas; es decir, en estas el número de actividades de la cadena de valor que se entrelazan con el exterior son superiores a las que poseen y realizan en el interior.

Finalmente, tal como todas las estructuras, ésta posee ventajas en cuanto a que el uso del outsourcing le permitirá a la organización centrarse en actividades específicas, generando que se especialicen en estas y entre sus desventajas se encontraría el reto de integrar y coordinar satisfactoriamente las demás organizaciones que se encarguen de las otras actividades de la cadena de valor.

El diseño organizacional es el proceso en el que se elige la estructura organizacional más adecuada para la compañía. Cuando los directivos crean o llegan a modificar la estructura de la empresa, se involucra el diseño organizacional, lo que implica tomar acciones sobre los diversos elementos que influyen sobre la división del trabajo, el funcionamiento de la organización y los mecanismos coordinadores.

Este diseño a su vez, tiene como guía la estrategia organizacional, lo que le permite poseer una consistencia interna y una coherencia externa con los factores situacionales o contextuales de la organización. En este paso se afronta el desafío de resolver el cuestionamiento: ¿Cuál será la estructura más adecuada para la organización? Teniendo en cuenta características, objetivos y estrategias de la compañía así como el ambiente externo y la especialización.

Algunos de los diversos enfoques del diseño organizacional son:

• El enfoque clásico: los principales pensadores de este fenómeno fueron Max Weber, Frederick Taylor y Henri Fayol.

• El enfoque tecnológico de las tareas: surge en los años sesenta y fue realizado por Joan Woodward y sus colegas.

• El enfoque ambiental: Tom Burns y G.M. Stalker señalaron la diferencia de dos sistemas de organización: el sistema mecanicista y el sistema orgánico.

• La reducción del tamaño: es la versión de la reestructuración en la organización causada por la disminución del tamaño.

Un proceso empresarial se refiere a una serie de pasos que van dirigidos a obtener un producto o servicio. Estos procesos son un flujo de actividades (materiales, informativas, de control y de toma de decisiones), algunos adoptados y otros reglamentados en función de las circunstancias que rodean las organización.

Estos procesos son interfuncionales y pueden ser considerados como una cadena de valor en la que cada fase o paso se justifica por añadir valor a la que la preside, los cuales a su vez pueden comprender varios subprocesos, es así como el proceso productivo tiene entre sus subprocesos la fabricación, el montaje, las pruebas de control y la programación.

Las empresas son tan eficientes y eficaces como sus procesos, desde esta perspectiva el análisis desarrollado por las empresas competidores (Benchmarking) resulta ser algo de gran utilidad, además debe tenerse presente que esto tiene lugar en todos los niveles de la organización, lo que hace responsable a cada trabajador, de conocer cómo resolver problemas, planificar y tomar decisiones oportunas.

Los procesos son una de las formas mas utilizadas principalmente para organizar el trabajo. En los procesos es importante:

• Determinar límites que faciliten la asignación de responsabilidades

• Identificar factores y elementos que faciliten la gestión

Los límites de los procesos

Determinar los límites depende, en la mayoría de ocasiones de los criterios de la empresa, aunque generalmente están definidos por los input, output, proveedores y clientes, quienes establecen cuáles son y cuál es su alcance. Los procesos poseen tres elementos:

• Input / Entradas

• Secuencia de actividades

• Output / Salidas

La palabra organigrama proviene del prefijo origani que se refiera a organización y a grama que significa gráfico, en otras palabras, un organigrama es una gráfica que representa la estructura organizacional de una empresa. El organigrama se compone por rectángulos que representan los organismos o cargos que se unen con líneas que representan las relaciones de autoridad dentro de la organización.

Los organigramas pueden clasificarse de diferentes maneras, algunas de las más comunes son: por su aspecto (horizontales, verticales o planos), por su forma (estructural vertical, estructural horizontal, estructural circular y semicircular) y por su clase (unidades organizativas, cargos o puestos). La clasificación más utilizada es por su forma y se destacan:

• Organigrama vertical
• Organigrama horizontal
• Organigrama tipo Afnor
• Organigrama circular
• Organigrama sectorial o radial
• Organigrama matricial

En la presente unidad se estudió:

• El concepto de estructura organizacional y cuál es su importancia en las empresas actuales por información y orden, para que los procesos sean más claros.

• Las estructuras organizacionales más comunes o básicas son el tipo de estructuras tradicionales tales como las estructuras por función, por producto, por área geográfica o región, estructura matricial y estructura hibrida.

• La estructura organizacional por red es una estructura contemporánea, que se enfrenta a los retos de la globalización, la especialización del producto y el mercado dinámico. Las estructuras organizacionales de red simples y las estructuras de red complejas, donde se resalta la especialización en las empresas y entre las que se trataron temas como el Outsourcing y la cadena de valor

• El diseño organizacional como parte importante de la estructura de las empresas y su evolución histórica.

• Los procesos empresariales: su importancia en las organizaciones y los pasos que se dirigen a la obtención de un producto o servicio.
• El organigrama y sus tipos: que es el gráfico que representa las estructuras empresariales.