A medida que las organizaciones crecen y se ven afectadas por los cambios, es necesario ubicar en éstas controles dentro de todos sus procesos, para detectar, oportunamente, algunas debilidades y actuar de inmediato.

A lo largo de esta unidad se revisará el tema de los controles y algunas herramientas que contribuyen para entender en dónde deben ir ubicados y qué se puede hacer cuando la alarma de comportamiento de las actividades, indican la necesidad de actuar en consecuencia.

Objetivo general

Identificar información útil para la formación de diagnósticos organizacionales, desde el control y la importancia de la selección de los indicadores, tanto a nivel interno en los procesos que se desarrollan, como a nivel externo respecto de la competencia.

Objetivos especificos

• Identificar la importancia y forma de los indicadores de control, y la eficacia de su uso en cada uno de los procesos organizacionales, como puntos de referencia o alarma en las situaciones que así lo ameriten, o desecharlos cuando ya se cumpla la función para los que fueron creados.

• Desarrollar competencias para la toma de decisiones, deduciendo la coherencia jerárquica relacionada con indicadores de niveles inferiores.

El control es, ante todo, un asunto de comportamiento. Se trata mediante la elección de los fenómenos medidos y de orientar los comportamientos individuales o colectivos en un sentido que se ha juzgado favorable para la empresa y de conseguir el cumplimiento de su estrategia. (Lorino, 1996).

En la medida en que se socializan e implementan las estrategias que apuntan al objetivo organizacional dentro de sus miembros y éstos hacen conciencia de las responsabilidades, ética y valores, se aportará a la cultura organizacional el sentir de la empresa y se actuará en consecuencia.

El control está definido por la estrategia; debe ser evolutivo y adaptativo, además, de ser tan integrado como se pueda para que el sistema se traduzca en una buena estrategia global, efectiva y eficiente.

Para profundizar en este tema, consulte los siguientes apartados:

• Reglas para que el sistema de control cumpla
• Control de gestión tradicional
• Importancia del control
• Relación entre planeación y control

El sistema de control se puede definir como: “…Conjunto de acciones, procedimientos y tareas que ordenadamente relacionados entre sí, son necesarias aplicarlas…”. (Pérez, 2013). Definición que involucra, administrativamente, una responsabilidad y compromiso organizacional muy grande para el éxito.

Para ampliar la información sobre este tema, es importante consultar cuáles son los requisitos de un sistema de control y cuáles son los componentes y elementos de un sistema de control.

El control interno se realiza con el fin de distinguir, en un tiempo determinado, cualquier irregularidad respecto al procedimiento hacia los objetivos, permitiendo realizar cualquier acción rápida para mitigar sorpresas del entorno y así mantener la competitividad organizacional.

Dentro de los objetivos primordiales del control interno, están mantener y mejorar:

• La eficiencia
• La eficacia
• La fiabilidad de todas las operaciones, en especial, de las financieras.

Los procesos, procedimientos y herramientas utilizadas buscando el objeto de la organización, deben ser del dominio de todos los individuos que pertenecen a esta. Los componentes más relevantes de control interno y que tienen una íntima relación son seis.

Otro factor muy importante dentro del control interno es el recurso humano que, al ser parte primordial de la organización, contribuye en forma importante a ejercer control e incorporar los cambios correspondientes dentro de la empresa, con el fin de conseguir los objetivos, dando sentido a la dirección, a la vez que brinda apoyo a sus diferentes sistemas.

Para profundizar en este tema, es importante conocer la responsabilidad del control interno y cuáles son sus fundamentos.

En términos generales, se puede afirmar que el control interno brinda un apoyo fundamental a nivel directivo y organizacional en todas sus áreas, ya que permite propiciar los cambios requeridos a través del mejoramiento continuo, al que debe hacerse seguimiento permanente para contribuir, a su vez, con el cambio de entornos a nivel interno y externo.

La función de control corresponde a la fase del proceso administrativo que mantiene la actividad organizacional dentro de límites tolerables, al compararlos con las expectativas. Estas expectativas pueden establecerse implícita o explícitamente, en función de objetivos, planes, procedimientos o reglas y reglamentos.

Consulte los tres tipos de control que existen.

• Control preliminar

• control coincidente

• Control por retroalimentación

Partiendo de que el sistema de control está compuesto por estructura, proceso y sistema de información, se debe reconocer la importancia de la estructura, ya que define, entre otros, las unidades de gestión que existen para ser controladas y los objetivos para cada una de las áreas de la organización, cumpliendo el principio de la congruencia, bajo la responsabilidad de cada uno de los involucrados, y el ser convergentes sus recursos, procesos y sistema de evaluación, para así alcanzar los objetivos específicos y generales.

La estructura de control debe ser diseñada acorde al tipo de organización y ser única, considerando la naturaleza de las actividades, las características del entorno y la estrategia de posicionamiento. La asignación de responsabilidades y control de recursos debe ser congruente, además de ser claro el estilo de dirección.

Las herramientas de control son ayudas para el administrador, ya que éstas están relacionadas con todas las actividades y procesos realizados en las organizaciones, de acuerdo con su misión, visión y objetivos. Es por esto que a continuación se mencionarán algunas herramientas importantes, como la presupuestal, de acuerdo con las inversiones que se realizan y la de índices de control basada en los indicadores.

Los índices de gestión están relacionados con el alcance de los objetivos en mayor o menor escala respecto de la organización. Los mismos se pueden medir desde cada una de las dependencias, de acuerdo con las metas esperadas y alcanzadas. Por tanto, el índice de gestión será la resultante entre dividir, por ejemplo, el objetivo alcanzado sobre el objetivo deseado en cualquier situación; si se quiere obtener, por ejemplo, el índice de corrección ajustado para los objetivos se tendrá que tomar la relación entre el objetivo a corregir sobre el objetivo esperado después de la corrección. (Pérez, 2013).

El indicador corresponde a una medida que permite conocer la situación en el momento o lugar en que se practica el control. (Bahamón, 2010). En ese sentido, se hace necesario, entonces, conocer, específicamente, el entorno, tiempo y lugar del evento para definir y ejecutar las acciones pertinentes, acorde con lo que se está viviendo y experimentando.

Cabe señalar que los indicadores ejercen una función especial en la organización, ante todo porque evalúan resultados históricos, registran las variaciones o cambios y orientan a la organización hacia la colocación de medidas que corrigen y encausan la ruta de los procesos a largo plazo. Pueden ser expresados en porcentajes, como una relación matemática o como un indicador económico que tiene en cuenta la liquidez, la parte operacional, las actividades, el endeudamiento, etc.

Los indicadores pueden ser, según la Norma NTCGP 1000:2004:

• De gestión, en términos de eficiencia y efectividad.
• De desempeño, referidos al cumplimiento de funciones.

Por su parte, los indicadores, en síntesis, responden a:

• Mejoramiento continuo.
• Razón de dos variables.
• Ser punto de control.
• Permitir conocer situaciones específicas en el momento indicado.
• Poder expresarse en forma de razón o porcentaje.

Para ampliar la información sobre este tema, consulte los siguientes apartados:

• Importancia de los indicadores
• Características de los indicadores
• Indicadores de control

Al efectuarse la autorregulación, se normatizan los comportamientos demandados y se elevan los estándares de los profesionales (generando conocimiento especializado), beneficiando el autocontrol y trabajando con transparencia y efectividad.

No hay que dejar atrás los indicadores, puesto que éstos son también un medio de control, ya que los mismos contribuyen para detectar cuellos de botella en los diferentes procesos y procedimientos que, combinados con la autorregulación y autocontrol, traen resultados efectivos para las organizaciones.

Ahora bien, al desconocer los problemas integrales dentro de la organización, puede ocurrir que se tomen decisiones que no son óptimas, conduciendo a incompetencias organizacionales por altos costos en los procesos que comprometen, tanto la competitividad interna como la externa, razón de ser de la organización.

A través de los indicadores y controles se logra, además de lo anterior, desarrollar los incentivos que pueden lograr que los individuos de la organización se autorregulen en sus labores, a la vez que utilicen los mecanismos, métodos o instrumentos adecuados para ser más competitivos con la gestión organizacional.