Las empresas utilizan el capital para transformar materia prima y demás insumos en bienes y servicios. Una parte se invierte en activo fijo, representado por bienes de capital, para la producción (maquinaria, equipos, edificaciones, vehículos, mobiliario y equipos de laboratorio), que transforman los activos corrientes (materia prima y demás insumos) en un producto terminado. Otra parte del capital se invierte en la adquisición de materia prima; mientras que los activos corrientes son empleados en la transformación, por ejemplo, el inventario de materia prima y repuestos o cuentas por cobrar a los clientes son activos de corto plazo, que normalmente rotan en períodos menores a un año. El pasivo circulante representa la forma como se financian dichos activos. Las fuentes de financiamiento pueden ser: cuentas por pagar a los proveedores, créditos bancarios de corto plazo y otras obligaciones con el gobierno, las cuales conforman el pasivo de corto plazo.

Las decisiones sobre el capital de trabajo se enmarcan en los principios financieros de maximización de beneficios para los accionistas, objetivos logrados mediante procesos de optimización del efectivo, la sana administración de las cuentas por cobrar a clientes, el pago a proveedores y niveles óptimos de inventario, para reducir los tiempos de inmovilización y atraer asociados, así como menores costos de manejo (almacenamiento, obsolescencia, deterioro y costos financieros asociados).

El endurecimiento en los términos de comercialización de los productos pueden significar la pérdida definitiva de clientes, quienes acudirán a un competidor con mejores condiciones. Una reducción significativa de los niveles de inventario puede convertirse en costo de oportunidad, relacionado con detenciones del proceso productivo, lo que desemboca en el incumplimiento a los clientes.

Objetivo general

Identificar, evaluar y analizar las metodologías utilizadas para la administración eficiente del capital de trabajo de una empresa, minimizando el efectivo que la invierte en activos improductivos (como cuentas por cobrar e inventarios) y maximizar el uso de crédito sin costo (como las cuentas por pagar y prepago de los clientes).

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Objetivos específicos

• Identificar las cuentas que conforman el capital de trabajo, su naturaleza y la administración eficiente de cada una.
• Evaluar el ciclo de tesorería, identificando el impacto que representa el adecuado manejo de los tiempos involucrados en la rentabilidad de la empresa.
• Determinar los niveles óptimos de efectivo que permitan un normal desarrollo de las operaciones de la empresa, sin sacrificar costos de oportunidad por la ineficiencia en su uso.
• Analizar las políticas comerciales de crédito con clientes y proveedores, que no comprometan la estabilidad y liquidez de la empresa.
• Desarrollar técnicas de control de inventarios y cuentas por cobrar, que garanticen una óptima administración del capital de trabajo.

El activo corriente incluye las cuentas de efectivo mínimo para el desarrollo de las operaciones normales, inversiones financieras temporales, cuentas por cobrar a clientes nacionales e internacionales, inventario de materia prima, repuestos de materiales en proceso, productos terminados y otros activos de corto plazo (como activos diferidos).

Es necesario realizar el análisis específico para cada uno de los productos comercializados y vendidos (tiempos de consumo y el utilizado en la producción); es decir, una adecuada planificación de la producción que reduzca los costos asociados inventarios.

El pasivo corriente incluye las cuentas relacionadas con el financiamiento de los activos circulantes, cuentas por pagar a proveedores, deudas bancarias de corto plazo, y cuentas por pagar a terceros, entre ellos el gobierno nacional.

Las buenas relaciones con proveedores son una estrategia que representa la estabilidad en el suministro de materia prima y los servicios requeridos en el proceso productivo.

En términos comerciales más amplios significan un mayor pasivo comercial que, aunque representan mayor volumen de financiamiento, pueden deteriorar las relaciones comerciales con proveedores, poniendo en riesgo la estabilidad de suministro de materia prima y repuestos; además, puede generar una crisis por la inestabilidad del suministro en la materia prima.

La optimización del ciclo operativo es una de las tareas claves en la administración del capital de trabajo. El ciclo operativo de una empresa está directamente relacionado con el tiempo necesario para que la empresa elabore un producto o servicio, venderlo y recuperar las cuentas por cobrar. Es importante establecer el tiempo del ciclo, para determinar la necesidad de activos corrientes de una empresa.

La duración del ciclo está relacionada con los niveles efectivo (ciclos de efectivo), las cuentas por cobrar e inventarios. Cuanto mayores sean los tiempos de recuperación de las cuentas por cobrar y la inmovilización de inventarios, menor es la rotación de activos y la rentabilidad.

El margen sobre ventas y la rotación de los activos integran el resultado de rentabilidad sobre los activos (ROA), donde la administración de los activos es más eficiente si mejora su rotación. En algunos casos hay un excelente margen sobre ventas con una mala administración de los activos; en otros, lo contrario: una mejor administración de capital de trabajo frente a una menor eficiencia en el proceso de producción.

La eficiencia en administración del capital de trabajo está relacionada con la rotación de los activos, específicamente la rotación del efectivo, las cuentas por cobrar y los inventarios, los cuales conforman el ciclo operativo, sea en términos de días, cobranzas o inventarios. Cuantos más días de cartera, mayor es el ciclo operativo; en consecuencia, será menor la rotación y la rentabilidad.

El dinero disponible es indispensable para realizar las transacciones de la empresa, como la adquisición de materia prima, pago de servicios, mano de obra y demás costos y gastos. Sus niveles deben ser monitoreados cuidadosamente de forma cumpla adecuadamente con los compromisos, sin incrementar la ineficiencia en su utilización, pues los costos de oportunidad por la inversión de excedentes en bonos y otros instrumentos financieros de corto, mediano o largo plazo, disminuyen el efectivo disponible y la liquidez.

La calidad de las decisiones se refleja en aspectos como la disponibilidad o la inversión en bonos. Si está invertido en bonos o colocaciones de excedentes a término fijo, no puede cubrir los requerimientos transaccionales. Adicionalmente, si está en efectivo disponible para las necesidades transaccionales, no puede generar renta; por lo tanto, obtiene un costo de oportunidad. La clave está en mantener la cantidad necesaria para cubrir las necesidades de las transacciones operativas, invirtiendo los excedentes en bonos y otros títulos. Esta situación significa un problema complejo, pues requiere de una excelente planificación del efectivo en el corto y mediano plazo, ante lo cual hay que incorporar el costo de transacción.

La demanda de dinero para la realización de las transacciones normales del negocio (adquisición de bienes y servicios, pago de alquileres, remuneraciones al personal, mantenimiento y otros pagos) está relacionada con la experiencia en la elaboración de flujos de caja diarios, semanales, mensuales, trimestrales y anuales. Otro factor importante en el análisis es la diferencia entre el saldo disponible en el banco y el saldo en libros, generalmente relacionado con los cheques emitidos y pendientes de cobro, efectivo correspondiente al flotante. Se compone de flotante de desembolsos y flotante de cobranzas, cuya diferencia se denomina flotante neto.

El financiamiento del capital de trabajo implica decidir entre una deuda de largo o corto plazo. La deuda comercial surge cuando los proveedores financian las compras de materias primas y materiales; a su vez la compañía, al otorgar crédito a sus clientes por los productos que vende, debe financiar de alguna forma el crédito que otorga.

Usualmente se acude a un crédito bancario de corto plazo o un préstamo comercial, situación en la que el crédito puede tener curvas de rendimiento menores que los de largo plazo. El uso de los créditos de corto plazo está asociado con el incremento de las tasas de interés o la calidad y capacidad crediticia de la empresa. Cuando se deteriora a tal punto que los acreedores no quieren financiarla, es un factor restrictivo para los créditos bancarios.

Frente a este escenario una empresa puede manejar políticas de crédito agresivas o políticas conservadoras. También es posible implementar una política de crédito intermedia, reduciendo el impacto de ambos extremos.

Una administración ineficiente significa riesgos financieros por la exposición de cartera, con mayores tiempos de recuperación. La falta de control puede conducir al incremento de incobrables o procesos legales (costosos y con resultados insatisfactorios). En estas situaciones es preferible tener el producto en inventario que en cuentas de dudoso cobro; sin embargo, endurecer las políticas de cobranza repercute en la caída de las ventas y hasta la pérdida definitiva de clientes. Estos aspectos administrativos de las cuentas por cobrar se reflejan en la rotación de activos, lo que se traduce en un impacto positivo o negativo en la rentabilidad sobre los activos (ROA).

Los riesgos potenciales van desde la demora en los pagos (con sus consecuentes costos financieros) hasta el no pago de sus obligaciones (y los costos legales asociados), consecuencias en las que la empresa asume los costos de mantener dichas cuentas por cobrar. Por tanto, hay una relación directa entre el nivel de ventas y el nivel de cuentas por cobrar, por lo que los riesgos asociados al proceso son mayores.

Las políticas de crédito establecen procedimientos para otorgar crédito a los clientes y garantizar que paguen sus compromisos. La política establece las condiciones de venta, período de crédito, descuentos por pronto pago y los instrumentos de pago; además, contempla el análisis crediticio para otorgar el crédito a los clientes.

Es necesario evaluar nuevamente el entorno económico, pues en períodos de recesión las condiciones de crédito deben flexibilizarse y las cobranzas serán más lentas para sobrepasar las crisis; por el contrario, en períodos de expansión económica, las políticas de crédito pueden orientarse a períodos más cortos y condiciones comerciales más exigentes.

Los administradores financieros dedican gran parte de su tiempo a los inventarios, dada su importancia en el proceso productivo, pues son parte fundamental del ciclo del efectivo. El tiempo de inmovilización del inventario tiene gran impacto en la rotación de activos y la rentabilidad del negocio.

Existen varios tipos de inventario que requieren tratamientos diferentes: materias primas, repuestos, materiales en proceso y productos terminados.

Los tiempos de reposición de los proveedores también inciden, debido a que la administración necesita de una cuidadosa planeación del suministro de materia prima y repuestos, para planificar los consumos con niveles mínimos de inventario, sin generar problemas críticos en la producción.

Aparece un problema: altos costos para mantener niveles muy altos de inventario y los costos de parada de planta, asociados al costo de oportunidad de no producir lo que el cliente solicita. En la administración del inventario es prudente la detallada proyección de las ventas y actividad general del negocio, la cual identifica y cuantifica las futuras necesidades de los clientes. Esta información es fundamental para elaborar un plan financiero, en razón a que permite prever los niveles óptimos de inventario requeridos.

El administrador de inventarios realiza todas las actividades de control, establecidas en el marco teórico respectivo y acordes con las políticas de utilización, mediante los métodos matemáticos más pertinentes, lo que reduce el costo de la administración, pues minimiza aquellos costos relacionados con mala administración del inventario (obsolescencia, deterioro y desorden de la entrada y salida de los almacenes).

La administración del capital de trabajo ocupa gran parte del tiempo de los administradores y gerentes de las empresas. Descuidar esta función puede significar grandes pérdidas para la empresa, la cual incluye la administración del ciclo operativo y el ciclo del efectico de la empresa; además, determina los elementos que lo integran y cómo se relacionan en el desarrollo operativo de la empresa.

La administración y control del efectivo operativo, cuentas por pagar, inventarios y cuentas por cobrar son la base de la optimización en el manejo de activos. Las fluctuaciones de estas cuentas afectan directamente la rentabilidad del negocio, por lo tanto, la teoría administrativa y financiera dedican tiempo y recursos para el desarrollo de modelos de optimización.